Office Manager

Защита данных

Есть прекрасный лайфхак, как защитить передаваемые данные. Если вам, например, нужно отправить руководителю банковские или паспортные данные, то пользуйтесь принципом разделения информации.
Отправляйте номер карты в телеграм, срок действия – в смс, а CVV2/CVC2 – на почту.
Ещё как вариант, можно создать секретный чат в телеграме.
Да, это дольше, чем сфотографировать карту, но намного безопаснее.

И ещё пара советов.
Всегда пользуйтесь двухэтапной аутентификацией.
Если вы храните персональные данные на компьютере, то поставьте пароль на папку.

Главная конференция для персональных ассистентов

Школа персональных и бизнес-ассистентов «Smart & Talented» организовывает свою первую конференцию (и сразу называет её Главной).
Марина Егорова, основательница школы, говорит, что ей надоели стандартные выступления и рекламные презентации на конференциях, поэтому на этот раз упор будет сделан на приобретение практических навыков в лидерстве, деловом этикете, безопасности данных и работе со сложным руководителем.

В целом темы блоков выглядят очень актуальными, хоть далеко и не новыми. Но я считаю, что лучше из раза в раз повторять важные вещи для такой молодой и только формирующейся у нас профессии, чем не говорить о них вовсе.

С Мариной мы познакомились на одной из конференций, где она была спикером. Не могу сказать, что во всём разделяю её видение и подход к работе, но опыт у неё впечатляющий: от секретаря на ресепшен до генерального директора.

Дата: 13 октября
Место: Отель DoubleTree by Hilton Moscow Москва, Ленинградское ш., 39, строение 1
Стоимость участия: 17500 рублей
Стоимость видеозаписи: 4990 рублей
Регистрация: https://school.smart-and-talented.ru/glavnaya_konferenciya#rec65222640

Деловая переписка

Так уж сложилось, что рабочие письма состоят из шаблонов, которые всех раздражают, но как от них избавиться никто не знает. Люди каждый будний день штампуют фразы, лицемерят и манипулируют.
Но если избавиться от этого, то захочется отвечать даже на самое гневное письмо. Да, их тоже можно писать с уважением. И даже заботой.

Оставляю вам материалы по новой книге «Новые правила деловой переписки» (от авторов «Пиши, сокращай»), а сама иду делать предзаказ.

Завтра расскажу о правилах, которых придерживаюсь я в переписке.

Ссылки: 1. https://secretmag.ru/business/methods/novyi-ilyakhov.htm
1. https://theoryandpractice.ru/posts/16883-zaranee-spasibo-za-otvet-kak-i-zachem-izbegat-manipulyatsiy-v-delovoy-perepiske
2. http://www.sobaka.ru/city/books/76967

И как говорит мой руководитель: «Формализм не имеет ничего общего с профессионализмом».

#OM_книги #Этикет

IPSA

Ежегодно в Крокус Экспо проходит международная выставка промоиндустрии IPSA. Огромное пространство поделено на тематические блоки, в каждом из которых стоит множество стендов с продукцией.
Это отличная возможность для поиска новых идей и поставщиков. Каждый год представляют невероятное количество возможностей для развития и позиционирования имиджа бренда. Только стоит сформулировать свою цель, прежде чем идти, иначе будете блуждать часами от стенда к стенду. Например, вам нужны идеи брендированных подарков к Новому году или новый мерч для сотрудников.
У входа обычно стоит карта, по которой легко ориентироваться в какой блок вам нужно. И прихватите визитки, иначе рука отнимется писать контакты для предложений.

Дата: 11-13 сентября
Место: Крокус Экспо, Павильон 1, зал 1
Стоимость участия: бесплатно
Регистрация: https://registration.reedexpo.ru/app/2018/2018_psi/2018_psi_v/s/66305/i?l=ru (их формы для заполнения никогда не были простыми, но оно того стоит)

Travel-поддержка

Секретари и офис-менеджеры часто оказывают travel-поддержку сотрудникам, тогда как персональные ассистенты - только руководителю. Но не думайте, что организовать командировку одному человеку легче, чем целой команде. Как правило, это более детальное планирование с учётом всех передвижений и пожеланий, моментальное реагирование на любые сложности, а также полное сопровождение поездки в режиме 24/7.

Пользуйтесь чеклистом, чтобы не упустить базовых организационных вопросов.

#OM_чеклист

7. Раздельное накопление отходов
Я думаю, что уже никому не нужно объяснять, зачем сортировать мусор. Масштабы катастрофы настолько велики, что каждый хоть раз слышал об этом.
Но если планета вас не слишком беспокоит, то подумайте о репутации и HR-бренде компании. Раздельный сбор мусора может стать частью вашего позиционирования и корпоративной культуры.
Можно начать с малого: организовать “зеленую” неделю в офисе, провести лекции, раздать материалы с фактами и статистикой переработки в России.
Также можно отказаться от одноразовой посуды и приборов в пользу стекла/керамики/фарфора и заказать многоразовые питьевые бутылки для сотрудников (можно их даже брендировать).

А если вы решитесь внедрить систему в офисе, то вот организации в Москве:

Чистый город
Сфера экологии
ЭкоСмарт
Я зеленый сегодня
Коалиция “PRO Отходы”

8. Психологический комфорт
Отличное решение для снижения стресса сотрудников - озеленение офиса. Рекомендую воспользоваться услугами флориста, чтобы подобрать растения, которые подходят под критерии вашего офиса, и гармонично вписать их в интерьер. Безусловно, этим можно заняться самостоятельно, если есть время на изучение вопроса и чувство вкуса.
Второй вариант - искусство. Картины, постеры, граффити - всё, что имеет ценность для компании и приносит эстетическое удовольствие сотрудникам.

И не забывайте о базовых вещах: офис должен быть безбарьерным, столы и кресла - легко регулирующимися, а техника - быстрой.

Экологичный офис

Компании всё чаще задумываются об экологичности и этичности. Это продиктовано мировым сообществом, взявшим курс на осознанность. Теперь люди не только удовлетворяют свои базовые потребности, но и рефлексируют, пытаясь отделить свои желания от навязанных обществом. Люди начинают подходить осознанно ко всему: к выбору еды, к моде, к потреблению контента и использованию собственных ресурсов. Было бы очень странно не обратить внимание на рабочее место, за которым сотрудники проводят по меньшей мере 8 часов в день.

Не у всех есть возможность обустроить офис с нуля, выбирая экологичные материалы, системы вентиляции и кондиционирования и проектируя правильное освещение, но я опишу несколько методов, как сделать офис более комфортным и перестать игнорировать физические и психологические потребности сотрудников в уже существующем офисе.

1. Воздух
Воздух помещения, в котором мы работаем напрямую влияет на наше здоровье. В нём огромное количество бактерий, а также вирусы, вызывающие простудные заболевания и аллергены, а недостаток влажности приводит к сухости кожи. Чистый воздух повышает концентрацию и продуктивность.
Проветривайте помещение по 15 минут утром и вечером. Используйте очистители и увлажнители воздуха. Они могут быть локальными для вашего рабочего места или на всю площадь.
Используйте комфортный для всех коллег температурный режим.
Не забывайте о легких увлажняющих кремах летом и плотных защитных - зимой. Будет прекрасно, если вы позаботитесь о своих сотрудниках и установите диспенсер для крема рядом с диспенсером для жидкого мыла в туалете.

2. Зонирование
Зонирование - важная часть организации пространства. Особенно в опенспейсах, где сложно сосредоточиться из-за шума и других отвлекающих факторов. Важно правильно его оформить в зависимости от расположения окон и планировки.
Для зонирования можно использовать стеллажи, растения или делать световые акценты на рабочее пространство. Для уменьшения шума можно использовать специальное напольное покрытие.

3. Свет
Свет - один из самых важных факторов для комфортной работы. Его недостаток повышает утомляемость и риск головных болей. Основной потолочный свет должен быть мягким с как можно меньшим количеством пульсаций.
К экологичному освещению относят светодиоды, или LED-лампы. Старайтесь располагать рабочие места как можно ближе к естественному свету.

4. Вода
Офис необходимо обеспечивать чистой водой, а кулеры ставить в достаточном количестве, чтобы не приходилось ходить за водой на кухню, например. Кроме того есть сервисы, предоставляющие автоматы питьевой воды. Они соединяются с водопроводом и подают очищенную и отфильтрованную воду без бутылей. Это также минимизирует расходы на заказ воды.

5. Питание
Понятно, что мы не можем полноценно заняться рационом сотрудников, но многие компании заказывают печенье и сладости для сотрудников. Попробуйте заменить их на фрукты.
А вместо вендинговых аппаратов можно установить киоски с полезной готовой едой, в котором можно покупать завтраки, обеды, ужины. Киоски предоставляются бесплатно, то только для компаний от 50 человек, иначе получается экономически невыгодно.

6. Активность
Мы все знаем о взаимосвязи физических нагрузок и здоровья, но офис никак не способствует активному образу жизни. Компании, заботящиеся о своих сотрудниках, вводят программы корпоративного фитнеса, оплачивая абонемент полностью или частично.
Ещё отличный вариант: организовывать занятия йогой в офисе 2-3 раза в неделю и обустроить комнату для медитаций.

Event Show 2018

Раз уж мы вернулись к теме организации мероприятий, то расскажу вам об Event Show 2018. Это ежегодная конференция, которая в этом году будет посвящена новым технологиям и переходу событий в плоскость диджитал.

В программе есть интересный блок “HR & Инвестиции”, в рамках которого обсудят HR-бренд и имидж компании, мотивационную составляющую, а также в каких случаях следует отдавать мероприятие на аутсорс.

На конференции будут присутствовать представители event-рынка и поставщики услуг, а это отличная возможность обзавестись визитками и попрактиковать навыки нетворкинга.

Дата: 3 - 4 октября
Место: Центр цифрового лидерства SAP. Космодамианская набережная, 52/7, 2 этаж
Стоимость участия: от 10000 до 25000 рублей.
Регистрация: https://events.vedomosti.ru/events/eshow18/register

#OM_анонс

Визитки

Вернёмся к моей излюбленной теме - этикету. Этикет меняется вместе со всем внешним миром, кое-что изживает себя за ненадобностью, а что-то остаётся только в качестве рекомендации. Но есть правила, которые сильно упрощают коммуникацию. И даже обмен визитками - это целый ритуал со своими нормами, которые помогают избежать недопонимания.

Сейчас мы говорим исключительно о деловых визитках, а значит дизайн визиток у всех сотрудников должен быть одинаковым: в стилистике и цветовой гамме компании. Обратите особое внимание на качество бумаги и тип печати.

Я где-то прочитала, что визитки, допустим, генерального директора и секретаря должны отличаться по качеству. По-моему, надо быть очень хреновым руководителем, что самоутверждаться за счёт визиток. И вообще, должно быть стыдно, что у вашего секретаря визитки, как из бумаги для принтера.
Ещё одна глупость: визитки женщин должны быть меньше по размеру, чем у мужчин. Серьёзно, да? Недостаточно того, что у женщин зарплата меньше?

Теперь к правилам:
1. Хозяин встречи первым вручает визитку.
2. Мужчина вручает визитку женщине.
3. На встрече обмен визитками происходит строго по ранжированию: от управляющих должностей до линейных. Если должности одинаковые, то первым вручает младший по возрасту.
4. Расположите визитки на столе в порядке, в котором сидят ваши партнёры.
5. Не вносите в визитки исправлений от руки (выглядит правда отвратительно).
6. Если вам нужны визитки на иностранном языке, стоит заказать их отдельным тиражом, а не печатать двусторонние.
7. Если вы приехали лично, но не застали адресата, загните, а затем расправьте верхний правый угол визитки.
8. После получения визитки необходимо ответить тем же в течение суток.
9. Если вы отправляете визитки для нескольких лиц в одну организацию, укажите фамилию получателя в левом верхнем углу каждой. Секретарь должен их раздать.
10. Если хотите дополнить визитку посланием для получателя с обратной стороны, то пишите о себе в третьем лице.
11. Не мните, не играйте, не делайте записей на визитке на глазах у её владельца. Не убирайте визитку в карман.
12. Визитку следует вручать повёрнутой к получателю.

При отправлении визиток есть условные обозначения:
p.f. — поздравление (pour feliciter)
p.r. — выражение благодарности (pour remercier)
p.c. — выражение соболезнования (pour conolaence)
p.f.n.a. — поздравление с новым годом
p.p.c — прощание при отъезде на длительный срок
p.p. — представление
p.f.c. - удовлетворение знакомством

И, конечно, не поленитесь ознакомиться с культурой и этикетом страны, из которой ваши партнёры.

#Этикет

Нетворкинг

Я всегда была очень принципиальной. И всегда была уверена, что люди, которые получают возможность/работу/привилегию из-за связей сами ничего не стоят. Ведь всего нужно добиваться самой. Я так думала, пока не поняла, что этих связей тоже нужно добиваться большим трудом.

В книге Мэг Джей “Важные годы” есть концепция “слабых связей”, в ней описана важность поддержания общения с людьми из совершенно разных областей. Это не ваш привычный круг общения (друзья, коллеги, семья), но вы всё равно прикладываете время и силы к их развитию. Потому что большинство из них могут однажды очень выручить :)

Итак, как с нуля обрасти связями, если они не передались вам по наследству?

1. Посещайте профильные мероприятия (конференции, фестивали, лекции, мастер-классы).
Ничего страшного, если сначала их придется оплачивать самому, это обязательно окупится в будущем. Если мероприятие в сфере вашей компании, то можно попросить оплатить билет полностью или частично,
ведь тем самым вы повысите свои компетенции и свою экспертизу и направите их в работу.

2. Обязательно обзаведитесь визитками.
Офис-менеджерам и секретарям редко делают визитки в отличие от персональных ассистентов, но вы имеете полное право их попросить. Если не выйдет, закажите и оплатите их сами. Воспринимайте это, как инвестиции. Да, я сама оплатила свои первые 100 визиток, но они окупились, не успев разойтись.

3. Не стесняйтесь.
Инициируйте знакомства. Если хотите познакомится со спикером, то внимательно слушайте его выступление, подготовьте вопросы, спросите мнение по важному вопросу. Не стыдно погуглить что-то, чтобы было о чем говорить.

4. Будьте постоянны.
Знаете, когда часто появляешься в определенном обществе, то складывается впечатление, что вы всех там знаешь, даже если не так. Вам уже улыбаются, вы видите знакомые лица и киваете друг другу, не зная имен. В этом случае уже не составит труда пообщаться с нужным человеком или тактично расспросить о нём.

5. Поддерживайте связи.
Даже хорошая дружба может сойти на нет, если не прилагать усилий, что уж говорить о новом знакомстве. Не нужно бояться напоминать о себе. Напишите вашему новому знакомому, пригласите позавтракать или пообедать. Если вам сложно начать разговор после перерыва, вспомните, что обсуждали в прошлый раз, сообщите актуальные новости по теме или пришлите ссылку на интересный материал.

Книги: 1. Кейт Феррацци и Тал Рэз. Никогда не ешьте в одиночку
2. Хайди Грант Хэлворсон. Меня никто не понимает!
3. Александр Кравцов. Следующий уровень
4. Кейт Феррацци. Ваша группа поддержки
5. Девора Зак. Нетворкинг для интровертов
6. Дарси Резак. Связи решают все

#OM_книги

Техника

В продолжение темы закупок поговорим о заказе техники.
Здесь всё происходит по той же схеме, что с другими заказами, но есть несколько моментов.

Во-первых, это более дорогостоящая закупка. Настоятельно рекомендую фиксировать согласование заказа письменно с финансовым директором или руководителем для вашего же спокойствия.

Во-вторых, вы можете не разбираться в технических характеристиках. Обычно технику выбирает системный администратор или ваша техподдержка. В любом случае нужно проконсультироваться со специалистом, даже если сотрудник уверяет, что точно знает, что ему нужно. Он ошибется, а виноваты будете вы.

Какое-то время я вела таблицу закупок техники, в которой фиксировались: кто и когда подал заявку, поставщик, артикул, позиция, дата доставки, номер счёта и прочее. Сейчас я понимаю, что это было неэффективно, потому что впоследствии не отражало передвижения этой техники внутри компании.

Сейчас я веду реестр рабочих мест. В нем есть информация, на каком ноутбуке работает тот или иной сотрудник. И есть вкладка “склад”, куда внесена техника, которой сейчас не пользуются. Главное, не забывать актуализировать таблицу при выходе нового сотрудника или увольнении.

Но даже, если вы точно-точно вносите все изменения, не лишним будет проводить инвентаризацию раз в полгода.

Закупки

Пожалуй, одна из главных обязанностей офис-менеджера - жизнеобеспечение офиса.
В основном - это заказ воды, продуктов, канцелярии, мебели, техники, закупка необходимых препаратов в аптечку.

Грамотную организацию закупок стоит начать с выбора контрагентов. Как правило на новом месте уже есть свои поставщики, с которыми вы начинаете работать. Но это не значит, что вы не можете привлечь своих проверенных поставщиков или начать мониторинг рынка, если вас что-то не устраивает.

Когда вы выбрали контрагента, нужно определиться с периодичностью закупок. Ориентируйтесь на потребности офиса и личный комфорт. Для меня оптимально делать заказы каждые две недели.

Это систематизирует и вы всегда знаете, когда в следующий раз вам нужно оформить заказ. Это лучше, чем заказывать всё по мере необходимости, потому что:
что-то может внезапно закончиться;
вы можете забыть;
контрагент может подвести.

Но даже если вы делаете закупки с определённой периодичностью, стоит заказывать бОльший объём, чтобы в случае форс-мажора офис мог продолжать полноценно функционировать, а не ждать воды или стаканчиков.

Хорошо, если вы на связи с вашим личным менеджером и можете позвонить ему на мобильный телефон. Это может сэкономить вам много времени.
Просите предупреждать вас о доставке за час, если она назначена в течение дня. Так вы сможете спланировать этот промежуток времени, чтобы вам не пришлось прерывать важный разговор или обед.

Я как всегда за всевозможные списки и таблицы, которые помогают структурировать процессы.
Вести таблицу закупок очень важно, чтобы, во-первых, отслеживать необходимый объем и знать что и в каком количестве нужно. Во-вторых, иметь понимание по бюджету. Ведь мало, что меняется в списке ваших покупок из раза в раз. В таблице можно выделять цветом блоки (продукты, хозяйственные товары и т.д.) Или группировать по частоте заказа.
Также в некоторых интернет-магазинах можно создавать шаблоны заказов, это очень удобно.

Образец таблицы: https://goo.gl/LrKoYq