ЧАСТЬ 2 — С КАКИМИ ПРОБЛЕМАМИ МЫ СТОЛКНУЛИСЬС какими проблемами и вопросами столкнулись мы:
1. Электронные подписи.Для того, чтобы оформлять документы и направлять их контрагентам, они должны быть подписаны электронной подписью.
Соответственно, каждая компания должна иметь у себя хотя бы 2-3 сотрудников с ЭЦП, так как если подпись будет только у генерального директора или бухгалтера, то ваши отгрузки встанут.
Подписи должны быть у ответственных лиц, которые всегда могут подписать документы в реальном времени.
Причем если вы работаете в разных часовых поясах, как мы, то обязательно, чтобы у логистов со всех часовых поясов была эта подпись, чтобы не ждать пока проснется Москва, если у вас погрузка во Владивостоке.
Для примера, у нас есть ответственный экспедитор, который уже вторую неделю с нами проводит тестирование ЭПД, но подпись на данный момент только у директора, который не всегда находится в офисе и приходится ждать следующего дня.
2. Организационные, юридические и кадровые аспекты.Здесь не должно быть разделения: бухгалтерия должна заниматься этим, потому что до этого момента они отвечали за ЭДО. Или это тема чисто логистов, потому что они занимаются транспортными документами и отгрузками в целом.
Это в первую очередь огромная юридическая работа, чтобы при переходе на ЭПД у компании было меньше рисков попасть на штрафы или доначисления ФНС.
Электронные перевозочные документы — это комплексный подход всей компании: бухгалтерии, юридического отдела, логистов и IT специалистов.
Обязательно нужно заключить дополнительные соглашения с контрагентами о работе в электронном документообороте.
3. Интеграция в 1С модуля.Для тех, кто работает в 1С, Контур Логистика придумала Модуль, в котором документы могут создаваться прямо в программе на основании ваших документов в 1С (заказ клиента, заказ на перемещение и другие), далее там же подписываться и направляться к вашему контрагенту.
Если не хотите набивать всю информацию вручную, то это хороший вариант для упрощения работы.
4. Сценарии перевозок.Чуть ли не самый важный вопрос.
Какова ваша роль в перевозке? Распишите всевозможные виды ваших перевозок. От этого будет зависеть документооборот.
Когда вы работаете через собственника транспорта (перевозчика), оформляется заказ-заявка, которая подписывается с обеих сторон.
Также в этом сценарии вы являетесь грузоотправителем и обязанность за оформление транспортной накладной лежит на вас. Транспортная накладная будет оформляться на основании заказ-заявки.
Если вы работаете через экспедитора, который принимает груз во владение, то документооборот будет таким: вы оформляете поручение экспедитору, которое также должно быть согласовано/подписано с обеих сторон.
Далее экспедитор оформляет вам экспедиторскую расписку (самое плачевное, что в ВЭБ версии Контура данный документ еще не реализован и в планах его закончить до конца 3 квартала, то есть до 30 сентября. В модуле 1С документ есть, но не все компании работают в 1С, поэтому как будут работать экспедиторы — не понятно).
Далее экспедитор должен оформить с перевозчиком, у которого он заказывает транспорт, заказ-заявку. Так как в случае работы через экспедитора, экспедитор является грузоотправителем, то обязанность оформления ТН лежит на нем.
#ЭПД #ЭТРН #ЭЦП #ЭДО #1С #Логистика #Перевозки #Экспедирование #ЭлектроннаяПодпись #Грузоперевозки
❤️
Avangard group📲 Мы в
MAX