ЕЩЕ ОДИН EXCEL. ЕЩЕ ОДНА ТАБЛИЦА. ЕЩЕ ОДИН РЕЕСТР...Когда компания только начинает выстраивать процессы по работе с персональными данными, Excel кажется удобным решением, т.к. там один реестр, несколько таблиц и понятная структура. Все работает быстро и не требует дополнительных инструментов.
Но со временем ситуация меняется. Появляются новые информационные системы, подрядчики, процессы обработки, запросы субъектов персональных данных. Вместе с этим растет и количество таблиц. Отдельный файл для реестра обработок, отдельный для подрядчиков, еще один для согласий, инцидентов, уничтожения данных, оценки рисков. В какой-то момент их становится так много, что проще создать новый файл, чем найти нужный.
При этом проблема не в Excel, ведь он подходит для многих рабочих задач. Сложности начинаются тогда, когда таблицы становятся основным способом управлять процессами по персональным данным.
И в какой-то момент работа начинает выглядеть одинаково. Одни и те же данные приходится проверять в нескольких файлах, коллеги работают с разными версиями документов, а подготовка к внутреннему аудиту или проверке превращается в отдельный проект, который всегда занимает больше времени, чем планировалось.
Обычно это становится заметно не сразу. Сначала просто появляется ощущение, что работать стало чуть сложнее. Потом уходит больше времени на поиск информации. Потом выясняется, что разные отделы опираются на разные версии одних и тех же данных.
Есть несколько признаков, что компания уже переросла такой подход:➡️ количество реестров продолжает расти
➡️ поиск нужной информации занимает все больше времени
➡️ изменения приходится вручную переносить между разными таблицами
➡️ несколько сотрудников работают с одними и теми же файлами по-разному
➡️ подготовка к проверке или аудиту превращается в отдельный большой процесс
В какой-то момент становится понятно, что автоматизация нужна для того, чтобы процессы вообще можно было удерживать в одном состоянии.Мы регулярно сталкиваемся с этой ситуацией у клиентов, и почти всегда решение состоит в том, чтобы вообще уйти от логики разрозненных файлов.
Реестры, документы и ключевые privacy-процессы должны жить в одном месте, где изменения не нужно дублировать вручную, а актуальность данных не зависит от того, кто и в каком файле что обновил.Так появился Privacy Box — наша система для этого сценария. Она не добавляет еще одну таблицу, а убирает саму необходимость в них.
Если вам все чаще кажется, что команда занимается не защитой персональных данных, а обслуживанием Excel-файлов, возможно, дело уже не в количестве таблиц. Скорее всего, компания просто выросла из этого инструмента.
→ Подробнее о Privacy BoxА сколько у вас сейчас отдельных файлов и реестров по персональным данным? Делитесь в комментариях, интересно, у кого рекорд 🧐
😎