XML для исполнительной документации: а где обещанный эффект?
Недавно на Хабре вышла показательная статья о переходе к цифровой работе с исполнительной документацией. Ее ценность в том, что авторы показывают не просто замену бумажных документов электронными файлами, а изменение самого подхода: от «документа как файла» к структурированным данным, связанным с объектами, работами, материалами и другими документами.
И здесь возникает вопрос, с которого, на наш взгляд, и стоило бы начинать разговор об XML.
Не «нужна ли цифровизация исполнительной документации?». Безусловно, нужна. Вопрос другой: а обязательно ли для этого переводить исполнительную документацию именно в XML?
Потому что основные преимущества, описанные в статье, связаны прежде всего со структурированием данных и установлением связей между ними. Это позволяет искать и анализировать информацию, контролировать комплектность, автоматизировать процессы, интегрировать данные с другими системами. Но это преимущества цифровой системы и структурированных данных, а не XML как такового.
Структурированные данные и XML – не одно и то же.
Можно построить цифровую систему, в которой PDF остается визуальным представлением документа, а необходимые сведения о нем хранятся в структурированном виде и используются для автоматической обработки. И наоборот, можно получить XML-файл, который формально соответствует XSD-схеме, но по существу остается электронной формой привычного документа.
XML действительно удобен для формализации структуры, машинной обработки, валидации и межсистемного обмена. Но тогда возникает главный вопрос – какую дополнительную ценность дает именно XML?
Причем этот вопрос особенно интересен, если посмотреть не на отдельную информационную систему, а на регулирование исполнительной документации в целом.
В действующем перечне XML-схем Минстроя действительно есть схемы отдельных документов исполнительной документации – общего и специальных журналов, актов освидетельствования, актов испытаний и других документов. Но значительная часть перечня вообще относится не к исполнительной документации, а к документам государственного строительного надзора и административным процедурам. Да и сами XML-схемы появляются хаотично, а их содержание строиться на исключенных из сводов правил формах.
И главное – состав исполнительной документации существенно шире набора документов, для которых сегодня разработаны XML-схемы.
То есть мы имеем не перевод всей исполнительной документации в единый структурированный формат, а формирование XML-схем для определенной ее части.
И здесь возникает самый интересный вопрос – где именно находится системный эффект от XML, если в XML переводится только часть массива исполнительной документации, а остальная документация продолжает существовать в иных форматах?
Если преимущество XML заключается в структурированных данных – почему структурируется только часть данных? Если преимущество в межсистемном обмене – какой объем исполнительной документации реально участвует в таком обмене? Если преимущество в автоматизации контроля – какие конкретно процессы становятся эффективнее именно благодаря XML?
Это не аргумент против цифровизации. Напротив, статья на Хабре достаточно убедительно показывает, зачем строительной отрасли нужны связанные и структурированные данные. Но она одновременно позволяет отделить ценность цифровизации от ценности конкретного формата. Полученный авторами эффект нельзя автоматически приписать XML, поскольку одновременно изменились процессы, архитектура данных и сама организация работы с исполнительной документацией.
Есть и обратная сторона. Переход к структурированным данным увеличивает количество операций для пользователя – нужно заполнять дополнительные сведения, устанавливать связи между документами и поддерживать их структуру. Авторы проекта прямо описывают это как одну из проблем перехода.
Поэтому возникает вполне рациональный вопрос: какой измеримый эффект компенсирует эту дополнительную нагрузку?
Сколько времени экономится при поиске документов? Насколько сокращается количество ошибок? Как ускоряется проверка комплектности? Что получает заказчик, эксплуатация и государственные информационные системы?
И вот здесь мы подходим к главному. Часто необходимость XML объясняется очень просто: «так требует законодательство». Но это не отвечает на вопрос, насколько обоснованно само законодательное требование.
Если государству нужны структурированные и машиночитаемые данные – с этим трудно спорить. Если нужен межсистемный обмен – тоже. Но из необходимости получить структурированные данные еще не следует необходимость сделать обязательным именно XML.
Это разные утверждения «нам нужны структурированные данные» и
«значит, эти данные должны представляться именно в XML».
Между ними должно находиться обоснование: почему именно XML, какую проблему он решает лучше альтернативных технических решений, какой измеримый эффект дает и соразмерен ли этот эффект затратам участников строительства.
Особенно если нормативное регулирование в итоге приводит не к единой структурированной исполнительной документации, а к появлению XML только для отдельных ее видов.
И тогда возникает уже не технический, а регуляторный вопрос – доказана ли необходимость делать именно этот технический способ обязательным?
Возможно, правильнее было бы сначала определить конечный результат – какие данные должны быть структурированы, какие связи между ними должны сохраняться, какие автоматизированные операции должны обеспечиваться и какие системы должны уметь их использовать. А уже затем выбирать технический формат.
Потому что цифровизация исполнительной документации нужна не ради XML.
Она нужна ради данных и возможностей, которые эти данные дают.
А XML – всего лишь один из инструментов.
И прежде чем превращать этот инструмент в обязательное нормативное требование, хотелось бы увидеть главное – где именно доказан эффект от его применения и почему этот эффект нельзя получить более рациональным способом?
📸 bimsert
Недавно на Хабре вышла показательная статья о переходе к цифровой работе с исполнительной документацией. Ее ценность в том, что авторы показывают не просто замену бумажных документов электронными файлами, а изменение самого подхода: от «документа как файла» к структурированным данным, связанным с объектами, работами, материалами и другими документами.
И здесь возникает вопрос, с которого, на наш взгляд, и стоило бы начинать разговор об XML.
Не «нужна ли цифровизация исполнительной документации?». Безусловно, нужна. Вопрос другой: а обязательно ли для этого переводить исполнительную документацию именно в XML?
Потому что основные преимущества, описанные в статье, связаны прежде всего со структурированием данных и установлением связей между ними. Это позволяет искать и анализировать информацию, контролировать комплектность, автоматизировать процессы, интегрировать данные с другими системами. Но это преимущества цифровой системы и структурированных данных, а не XML как такового.
Структурированные данные и XML – не одно и то же.
Можно построить цифровую систему, в которой PDF остается визуальным представлением документа, а необходимые сведения о нем хранятся в структурированном виде и используются для автоматической обработки. И наоборот, можно получить XML-файл, который формально соответствует XSD-схеме, но по существу остается электронной формой привычного документа.
XML действительно удобен для формализации структуры, машинной обработки, валидации и межсистемного обмена. Но тогда возникает главный вопрос – какую дополнительную ценность дает именно XML?
Причем этот вопрос особенно интересен, если посмотреть не на отдельную информационную систему, а на регулирование исполнительной документации в целом.
В действующем перечне XML-схем Минстроя действительно есть схемы отдельных документов исполнительной документации – общего и специальных журналов, актов освидетельствования, актов испытаний и других документов. Но значительная часть перечня вообще относится не к исполнительной документации, а к документам государственного строительного надзора и административным процедурам. Да и сами XML-схемы появляются хаотично, а их содержание строиться на исключенных из сводов правил формах.
И главное – состав исполнительной документации существенно шире набора документов, для которых сегодня разработаны XML-схемы.
То есть мы имеем не перевод всей исполнительной документации в единый структурированный формат, а формирование XML-схем для определенной ее части.
И здесь возникает самый интересный вопрос – где именно находится системный эффект от XML, если в XML переводится только часть массива исполнительной документации, а остальная документация продолжает существовать в иных форматах?
Если преимущество XML заключается в структурированных данных – почему структурируется только часть данных? Если преимущество в межсистемном обмене – какой объем исполнительной документации реально участвует в таком обмене? Если преимущество в автоматизации контроля – какие конкретно процессы становятся эффективнее именно благодаря XML?
Это не аргумент против цифровизации. Напротив, статья на Хабре достаточно убедительно показывает, зачем строительной отрасли нужны связанные и структурированные данные. Но она одновременно позволяет отделить ценность цифровизации от ценности конкретного формата. Полученный авторами эффект нельзя автоматически приписать XML, поскольку одновременно изменились процессы, архитектура данных и сама организация работы с исполнительной документацией.
Есть и обратная сторона. Переход к структурированным данным увеличивает количество операций для пользователя – нужно заполнять дополнительные сведения, устанавливать связи между документами и поддерживать их структуру. Авторы проекта прямо описывают это как одну из проблем перехода.
Поэтому возникает вполне рациональный вопрос: какой измеримый эффект компенсирует эту дополнительную нагрузку?
Сколько времени экономится при поиске документов? Насколько сокращается количество ошибок? Как ускоряется проверка комплектности? Что получает заказчик, эксплуатация и государственные информационные системы?
И вот здесь мы подходим к главному. Часто необходимость XML объясняется очень просто: «так требует законодательство». Но это не отвечает на вопрос, насколько обоснованно само законодательное требование.
Если государству нужны структурированные и машиночитаемые данные – с этим трудно спорить. Если нужен межсистемный обмен – тоже. Но из необходимости получить структурированные данные еще не следует необходимость сделать обязательным именно XML.
Это разные утверждения «нам нужны структурированные данные» и
«значит, эти данные должны представляться именно в XML».
Между ними должно находиться обоснование: почему именно XML, какую проблему он решает лучше альтернативных технических решений, какой измеримый эффект дает и соразмерен ли этот эффект затратам участников строительства.
Особенно если нормативное регулирование в итоге приводит не к единой структурированной исполнительной документации, а к появлению XML только для отдельных ее видов.
И тогда возникает уже не технический, а регуляторный вопрос – доказана ли необходимость делать именно этот технический способ обязательным?
Возможно, правильнее было бы сначала определить конечный результат – какие данные должны быть структурированы, какие связи между ними должны сохраняться, какие автоматизированные операции должны обеспечиваться и какие системы должны уметь их использовать. А уже затем выбирать технический формат.
Потому что цифровизация исполнительной документации нужна не ради XML.
Она нужна ради данных и возможностей, которые эти данные дают.
А XML – всего лишь один из инструментов.
И прежде чем превращать этот инструмент в обязательное нормативное требование, хотелось бы увидеть главное – где именно доказан эффект от его применения и почему этот эффект нельзя получить более рациональным способом?
📸 bimsert