📰
Журнал «Управленческий буревестник»
Рубрика: «Эффективный практикум»Эффективные напоминания в рабочих задачах: почему мессенджер — не лучший помощник
Каждый из нас хотя бы раз оказывался в ситуации, когда коллега просит напомнить о задаче «потом» — и напоминание приходит коротким сообщением в мессенджере. Быстро, неформально, под рукой. Но работает ли это? Разберём на типичном примере:
💬 Иванов Петя, 09:40:
— Добрый день! Напоминание «Подготовить шаблон презентации для встречи с партнёрами». Вчера просили уточнить график поставок и сказали напомнить об этом позже
💬 Петров Ваня, 10:05:
— Добрый день )) Как думаешь насколько твое напоминание в мессенджере эффективно? )))
↩️ Иванов Петя, 10:08:
— Неэффективно
Сообщение в чате легко потерять среди десятков других. Оно не создаёт задачи, не имеет статуса, дедлайна и ответственного. Формулировка «подготовить шаблон» или «уточнить график» не содержит деталей — какой шаблон, для кого, к какому сроку. Мессенджер не даёт лога выполнения, и такая коммуникация выпадает из отчётности. А повторяющиеся напоминания об одном и том же разрушают рабочие отношения.
✅Правильный подход — зафиксировать каждую задачу отдельно. Вместо одного сообщения должно появиться два письма в корпоративной почте:
1️⃣ Письмо 1. Шаблон презентации для встречи с партнёрами
2️⃣ Письмо 2. График поставок для отдела логистики
Письмо имеет тему, адресата, дату и вложения. Его можно переслать, сохранить, найти поиском. Оно служит формальным подтверждением постановки задачи, и из него легко создать задачу в трекере.
Параллельно должны быть созданы две задачи в Битриксе:
1️⃣
Подготовка шаблона презентации для встречи с партнёрами в корпоративном стиле2️⃣
Уточнение и актуализация графика поставок для отдела логистики на кварталТакая формулировка даёт конкретику, сохраняет контекст, обеспечивает прослеживаемость и попадает в статистику. Может показаться, что два письма плюс две задачи — это усложнение. И да, для тех, кто не умеет пользоваться этими инструментами, это действительно так. Но тот, кто умеет, поступит иначе:
📜
Сначала будут написаны два письма — необходимо зафиксировать две разные задачи. Затем человек, знающий систему, зафиксирует их в Битриксе буквально в два клика. Первый — опция «сделать задачу из входящего или исходящего письма». Второй — сохранить задачу. Останется выставить сроки, напоминания и ответственного.
❗Есть и более простой вариант, но он работает только тогда, когда корпоративной CRM пользуются все и все умеют с ней обращаться. Задача
сразу создаётся в Битриксе в соответствующем разделе. Заполняются поля — крайний срок, напоминание, исполнитель. В теле задачи подробно описывается, что необходимо сделать. Напоминание устанавливается в двух случаях. Первый — в момент постановки задачи, чтобы пришло письмо исполнителю. Второе сработает автоматически за сутки до крайнего срока.
Несколько рекомендаций.➡️ Фиксируйте каждую задачу отдельно — одна задача, одно письмо или одна карточка в трекере.
➡️ Формулируйте конкретно по схеме «что сделать + с чем + для чего».
➡️ Указывайте ответственного и срок.
➡️ Дублируйте каналы — почта фиксирует договорённость, трекер обеспечивает исполнение.
➡️ Обеспечивайте прослеживаемость через статусы и историю изменений.
➡️ Не перекладывайте напоминание на коллегу — поставили задачу, отвечаете и за её фиксацию.
И уважайте время друг друга, ведь грамотно поставленная задача избавляет от необходимости многократно напоминать об одном и том же.
Напоминание в мессенджере экономит минуту отправителю и создаёт часы неразберихи получателю.
Эффективное напоминание — это не сообщение, а зафиксированная задача. ✉️ Письмо в корпоративной почте + карточка в трекере. Только так задача не потеряется, будет выполнена в срок и учтена в статистике. И не придётся грустно и печально напоминать о том, что уже неоднократно обсуждалось.
#нбандурин #управленческийбуревестник #мюсливслух #эффективныйпрактикум #советредакции