#управлениеПроектами #теория #коммуникации
💜Это Моя самая любимая область управления проектами и, если вы хотите стать хорошим руководителем проекта, полюбите её тоже.
Естественно, речь пойдет не только про общение, разговоры, обсуждения и совещания
Задумайтесь над следующей ситуацией : вы встречаете в коридоре руководителя смежного подразделения, который интересуется, когда вы планируете запускать в продуктив вашу систему. Вы называете дату, а он просит вас направить все документы по проекту
Что бы вы подумали?
⁃ какого художника?
⁃ кто это вообще?
⁃ У меня его вообще в проекте нет
⁃ Блин, придётся тратить время и потом отвечать на вопросы по документам
Бывало у вас такое? Наверняка да! Первое, о чем вы должны подумать : почему он интересуется проектом и соответственно почему он вовремя не получил необходимую - скорее всего вы не идентифициррвали его как заинтересованных сторону, не учли его требования, как следствие, придется проводить доп работы. Оно вам надо?
Итак, Основная задача управления коммуникациями - обеспечить единое информационное пространство для вашего проекта, а всех заинтересрванных лиц - нужной информацией
Самый главный документ здесь - план коммуникаций, который обычно состоит из описания того
🌟какие совещания/встречи /звонки /статусы/ информационные сессии/ публикации вам нужно провести
🌟в каком формате (очно, заочно)/ какая периодичность
🌟кто ответственный
🌟с кем (кто должен быть на совещании или кто должен быть получателем информации )
🌟какая цель каждой коммуникации
А вот еще топ 5 лайфхаков для составления и исполнения классного плана коммуникаций:
1️⃣ Представьте все коммуникации как квадрат: они проходят внутри и снаружи проектной команды, а также в горизонтальном и вертикальном направлении. А теперь постарайтесь описать каждый из этих потоков.
Например, вертикаль вверх: в офис управления проектов РП будет 1 раз в неделю подавать отчет о статусе проекта в установленной форме (word). Горизонталь: команда обменивается статусом задач и открытыми вопросами на ежедневных стендапах и т.д.
2️⃣ коммуникации в проектах не всегда письменные и формальные. Постоять в курилке/ отметить ДР участника команды/ похвалить за крутую работу - это тоже коммуникация. Краткая шпаргалка о подходящих типах коммуникаций будет внизу в виде картинки
3️⃣ используйте правило 5С: любая коммуникация должна быть грамотной, емкой, с указанием цели, с логичным изложением мысли, и под контролем. Вам кажется эта рекомендация слишком очевидной? 😎А вы понаблюдайте за ближайшими своими или чужими коммуникациями и сделайте выводы - соблюдаются ли эти условия или нет.
4️⃣ Вспомним математику: если в проекте у вас 3 участника команды, то у вас 3 канала коммуникации. А если 4? Количество каналов рассчитывается по формуле n*(n-1)/2, т.е. При 4 участниках у вас Уже 6 каналов. А если 10 участников команды? - чтобы коммуникации оставались эффективными, Выделите 2 мини-руководителя групп (к примеру, ведущий программист и ведущий аналитик) и все коммуникации проводите с ними, а они в свою очередь - со своими 2-3 участниками.
5️⃣last but not least не стесняйтесь подтверждать получение информации - это касается и простых писем из серии: подтвердите, пожалуйста, получение письма. Я, к примеру, очень люблю писать письма с фразой kind remind и далее напоминание о том, что я ожидаю получить. Если речь про устную коммуникацию (особенно на удаленке) просите собеседника повторить как он понял вопрос/ поручение или попросите зафиксировать в виде мимо/ протокола
И напоследок: обязательно оценивайте, насколько эффективны ваши коммуникации (как часто вы встречаете таких руководителей смежного подразделения в коридоре или пересылаете статус-отчеты другим людям), оперативно корректируйте свои планы и постоянно ищите новых заинтересованных лиц и их возможные требования к коммуникациям. А про заинтересованные стороны мы с вами поговорим в последнем выпуске этой серии.
Все эти детали, шаблоны и примеры рабочих документов мы разбираем на семинаре «Инструменты проектного управления» (доступна запись)
💜Это Моя самая любимая область управления проектами и, если вы хотите стать хорошим руководителем проекта, полюбите её тоже.
Естественно, речь пойдет не только про общение, разговоры, обсуждения и совещания
Задумайтесь над следующей ситуацией : вы встречаете в коридоре руководителя смежного подразделения, который интересуется, когда вы планируете запускать в продуктив вашу систему. Вы называете дату, а он просит вас направить все документы по проекту
Что бы вы подумали?
⁃ какого художника?
⁃ кто это вообще?
⁃ У меня его вообще в проекте нет
⁃ Блин, придётся тратить время и потом отвечать на вопросы по документам
Бывало у вас такое? Наверняка да! Первое, о чем вы должны подумать : почему он интересуется проектом и соответственно почему он вовремя не получил необходимую - скорее всего вы не идентифициррвали его как заинтересованных сторону, не учли его требования, как следствие, придется проводить доп работы. Оно вам надо?
Итак, Основная задача управления коммуникациями - обеспечить единое информационное пространство для вашего проекта, а всех заинтересрванных лиц - нужной информацией
Самый главный документ здесь - план коммуникаций, который обычно состоит из описания того
🌟какие совещания/встречи /звонки /статусы/ информационные сессии/ публикации вам нужно провести
🌟в каком формате (очно, заочно)/ какая периодичность
🌟кто ответственный
🌟с кем (кто должен быть на совещании или кто должен быть получателем информации )
🌟какая цель каждой коммуникации
А вот еще топ 5 лайфхаков для составления и исполнения классного плана коммуникаций:
1️⃣ Представьте все коммуникации как квадрат: они проходят внутри и снаружи проектной команды, а также в горизонтальном и вертикальном направлении. А теперь постарайтесь описать каждый из этих потоков.
Например, вертикаль вверх: в офис управления проектов РП будет 1 раз в неделю подавать отчет о статусе проекта в установленной форме (word). Горизонталь: команда обменивается статусом задач и открытыми вопросами на ежедневных стендапах и т.д.
2️⃣ коммуникации в проектах не всегда письменные и формальные. Постоять в курилке/ отметить ДР участника команды/ похвалить за крутую работу - это тоже коммуникация. Краткая шпаргалка о подходящих типах коммуникаций будет внизу в виде картинки
3️⃣ используйте правило 5С: любая коммуникация должна быть грамотной, емкой, с указанием цели, с логичным изложением мысли, и под контролем. Вам кажется эта рекомендация слишком очевидной? 😎А вы понаблюдайте за ближайшими своими или чужими коммуникациями и сделайте выводы - соблюдаются ли эти условия или нет.
4️⃣ Вспомним математику: если в проекте у вас 3 участника команды, то у вас 3 канала коммуникации. А если 4? Количество каналов рассчитывается по формуле n*(n-1)/2, т.е. При 4 участниках у вас Уже 6 каналов. А если 10 участников команды? - чтобы коммуникации оставались эффективными, Выделите 2 мини-руководителя групп (к примеру, ведущий программист и ведущий аналитик) и все коммуникации проводите с ними, а они в свою очередь - со своими 2-3 участниками.
5️⃣last but not least не стесняйтесь подтверждать получение информации - это касается и простых писем из серии: подтвердите, пожалуйста, получение письма. Я, к примеру, очень люблю писать письма с фразой kind remind и далее напоминание о том, что я ожидаю получить. Если речь про устную коммуникацию (особенно на удаленке) просите собеседника повторить как он понял вопрос/ поручение или попросите зафиксировать в виде мимо/ протокола
И напоследок: обязательно оценивайте, насколько эффективны ваши коммуникации (как часто вы встречаете таких руководителей смежного подразделения в коридоре или пересылаете статус-отчеты другим людям), оперативно корректируйте свои планы и постоянно ищите новых заинтересованных лиц и их возможные требования к коммуникациям. А про заинтересованные стороны мы с вами поговорим в последнем выпуске этой серии.
Все эти детали, шаблоны и примеры рабочих документов мы разбираем на семинаре «Инструменты проектного управления» (доступна запись)