Что делать со 100500 непрочитанных имейлов?

Давайте разбираться.

Шаг 1: принять, что это не норм (причина — в предыдущем посте).

Шаг 2: скрыть все уведомления, включая имейлы, чтобы не мешали думать. Это просто.

Шаг 3: делаем папочки с помощью фильтров.

Фильтр хак — сделать так, чтобы он ловил как прямые имейлы, так и упоминания вас в документах (в Google Docs и подобных).

Например так в Gmail выглядит фильтрация писем от вашего руководителя:

From james.bond @ gmail .com OR “James Bond” -> Skip Inbox, Move to the folder, Apply to all existing messages

Дальше вам надо просто разбить ваших коллег по категориям.
У меня есть такие:

- Leadership: мой директор и выше, коллеги по Sr-команде, включая технических директоров
- Teams (и подпапка на каждую команду): продакт и тимлид каждой команды
- Stakeholders (и подпапка на каждого): продакт, проджект и прочие по каждому клиенту
- Announcements (всякие апдейты компании)
- Experiments updates (куча авто-апдейтов об экспериментах)
- Tech alerts (вот тут прямо помойка!)
- Trainings: тут я сразу понимаю, что пора пройти какой-то обязательный тренинг

В итоге ~80% имейлов попадает по папочкам, и можно за 5 сек сориентироваться в контексте, где идет движуха и с чего начать. Например, я могу начать с быстрого просмотра папки Leadership, потом пройтись по командам, и только вечером дойти до Announcements.

Помимо понимания общих приоритетов, я экономлю на переключении контекста. Уже было сто раз доказано-передоказано, что у мозга есть инерция: нельзя начать думать про стратегию, потом впрыгнуть в встречу про А, параллельно отвечая на имейл B. Встреча получится полу-полезной, потому что однопоточный мозг будет разрываться (то есть переключаться) между незаконченной стратегией, почтой и встречей. И вы еще будете чувствовать себя к концу дня выжатым. То же самое с имейлами: одно дело открыть папку “Команда А” и обработать 5 имейлов в одном контексте (мозг рад!) и совершенно другое открыть Inbox и пропустить через себя 5 совершенно разных контекстов (алерт, сообщение о ремонте в столовой офиса, имейл от директора по проекту А, коммент от подчиненного о PRD B). Мозг устал!

Шаг 4: что такое “обработать имейл”? Это либо прочитать и кивнуть самому себе (FYI), либо ответь что-то просто типа (“Подтверждаю”, “Отлично, жду результатов” и тд), либо сразу написать ответ на вопрос (например, что делать по поводу упавшей метрики — самому ответить или тагнуть правильного человека), либо… оставить имейл непрочитанным или добавить таск себе в трекер заданий (например, “Написать стратегию по фиче Х” - такие дела сразу не делаются).

Шаг 5: не проверять имейлы каждые 5 минут — ваша работа думать и приносить результат, а не отвечать в течение 30 секунд. Я обычно трачу 10 минут с утра (чтобы не упустить что-то срочное), 10 мин после обеда (для разминки) и 10 мин к концу рабочего дня (когда мозг уже ничего более сложного сделать не может).

Как видите никакого успешного успеха и “как я почистил 10000000 имейлов за 5 минут”, а вполне конкретный алгоритм, требующий, как поход в спортзал, чтобы его “делали”. Надеюсь, кому-то будет полезно, а Sr. Inbox Cleaner-ам среди вас — поделитесь, пожалуйста, дополнительными лайфками по теме.

PS Вчера участники курса по Customer research уже начали делать первые уроки симулятора. Первый вебинар в следующую среду. Для любителей запрыгнуть на подножку набирающего скорость поезда, еще есть пара мест в группе. Догоняйте!