Робот и сыновья

Как не терять просьбы и дедлайны в рабочих чатах 🗃

«Я уточню и вернусь» – одна из тех фраз, которые проще всего потерять в рабочем чате.

У нас много проектов и рабочих переписок. В одном чате клиент просит обновить смету, в другом нужно согласовать дату, в третьем подрядчик ждёт ответа.
Всё это выглядит понятным, пока сообщение перед глазами. Но через десять новых сообщений договорённость уже уезжает далеко вверх.

Разумеется, мы пробовали таск-трекеры и календари. Но у всех этих подходов есть одна проблема: чтобы задача появилась в системе, её сначала нужно заметить, сформулировать и перенести из переписки. И именно этот небольшой этап легко терялся.

Поэтому мы собрали себе ИИ агента, который наблюдает за выбранными чатами, читает расшифровки звонков и собирает в аккуратную сводку:
– просьбы, адресованные нам;
– наши обещания что-то сделать или уточнить;
– названные сроки;
– вопросы, которые остались без ответа;
– решения, после которых у нас или у команды появилась задача.

Каждую такую договорённость агент записывает в одном формате: что нужно сделать, кто отвечает, к какому сроку и из какого сообщения это следует.
Если ответственный или срок не указаны, он помечает, что информацию нужно уточнить.
В итоге мы получаем сводку: что требует нашего внимания, кому нужно ответить, какие сроки приближаются и где мы всё ещё ждём решения от другой стороны. Пример можете посмотреть на гифке)

Звучит как что-то очень простое с невероятным КПД? Ну, повозиться всё равно пришлось.
Сначала нам нужно было научить агента отличать настоящую договорённость от идеи. Потом подключить к чатам и звонкам. После этого мы настроили автоматический перенос договорённостей в Google Документ, затем – в чат с ботом в Telegram. Там же добавили систему напоминаний. Научили бота, чтобы никому не писал и не отвечал сам)
И в итоге у нас получился бесплатный бот-помощник, который забрал на себя ручной этап между сообщением в чате и появлением задачи в плане на день.

И реальная польза здесь не только в сэкономленном времени. Такая система помогает нам быть ответственными партнёрами и надёжными подрядчиками, а вот это уже делегировать нельзя и дорогого стоит)