Олеся Добротина о госзакупках и бизнесе

8 методов оптимизации процесса закупок

Оптимизация процесса закупок в организации нужна, чтобы повысить эффективность участия и снизить затраты.

Рассмотрим, как оптимизировать участие в тендерах, какие методы и инструменты использовать и как улучшить работу закупочного отдела.

▶️Зачем оптимизировать процесс закупок в компании

Оптимизация обеспечивает стабильную работы компании.

Вот какие основные цели и задачи ставят поставщики для оптимизации закупок на предприятии в 2024 году:

⁠🔷снизить затраты, чтобы участвовать в тендерах с минимальными расходами;
⁠🔷ускорить и упростить участие в тендерах;
⁠🔷обеспечить качество и полное соответствие техзаданию поставленных товаров, выполнение работ, оказание услуг.

▶️Как опытные поставщики оптимизируют процесс закупок

Вот какие инструменты используют опытные поставщики, чтобы оптимизировать участие в тендерах:

1️⃣Внедряют специальный софт для оптимизации управления закупками в компании. Чаще всего поставщики используют CRM-системы, ERP-систем и другие программы, чтобы автоматизировать рутинные задачи.
2️⃣Анализируют и планируют, чтобы на дальних подступах знать о потребностях заказчиков и подготовиться к многочисленным отгрузкам. Начинающие поставщики, которые не пользуются этим инструментом упускают много выгодных заказов. Аналитические инструменты позволяют принимать обоснованные решения.
3️⃣Обучение и развитие работников: сотрудники закупочного отдела, которые обучаются новым методам и инструментам, развивают профессиональные навыки более эффективны по сравнению с теми, кто участвуют по старым алгоритмам.
4️⃣Интеграция закупочных систем в компании с другими корпоративными системами, такими как бухгалтерия и складской учет, для обеспечения единого информационного пространства.
5️⃣Более эффективное использование ресурсов в компании, таких как время и трудозатраты, для повышения производительности.
6️⃣Переговоры с поставщиками о скидках и условиях оплаты и другие приемы, чтобы снизить затраты на участие в тендерах.
7️⃣Грамотное распределение ролей и обязанностей среди сотрудников закупочного отдела, чтобы повысить эффективность работы.
8️⃣Внедрение методов и инструментов для улучшения коммуникации и взаимодействия внутри закупочного отдела.

▶️Как ошибаются поставщики при оптимизации процесса закупок

Внедрение современных методов и инструментов, обучение персонала и улучшение взаимодействия внутри закупочного отдела помогут достичь целей и KPI. Однако поставщики часто допускают ошибки когда занимаются оптимизацией.

Вот самых распространенные из них:

⁠🔷Не оптимизируют алгоритмы участия в тендерах, а участвуют по инерции.
⁠🔷Оптимизируют только что-то одно вместо комплексного подхода. Например, делают ставку на оптимизацию ресурсов в закупках и совершенно забывают про автоматизацию задач.
⁠🔷Привлекают некомпетентных специалистов, чтобы оптимизировать участие в тендерах.

Чтобы узнать больше о том, как оптимизировать процесс участия в госзакупках по 44-ФЗ и процедурах по 223-ФЗ приглашаю вас на единственную в 2024 году конференцию "Ночь госзаказа" в Санкт-Петербурге .

🔥Я на примерах покажу как грамотно использовать приемы оптимизации государственных закупок по 44-ФЗ и тендерах по 223-ФЗ и не ошибаться.

Их сможете внедрить сразу же во время выступления, а также задать мне вопросы, обсудить и разобрать свою ситуацию.

🏖Сезон отпусков - это не только время для отдыха, но и период испытаний для тендерного отдела и тендерных специалистов.

Для тендерного отдела компании это означает увеличение нагрузки на оставшихся сотрудников, которым приходится оперативно реагировать на запросы, готовить документацию и следить за сроками.

Тендерные специалисты на фрилансе также сталкиваются с трудностями. Клиенты ожидают быстрого выполнения задач, несмотря на сезон отпусков. Им приходится балансировать между собственным отдыхом и выполнением обязательств перед клиентами.

Как отдохнуть, не пропустить важный тендер, не выгореть и не сгореть на солнце?☀️

Приглашаем вас на IX Всероссийскую онлайн-конференцию

"Госзакупки в отпускной сезон: стратегии для непрерывной и эффективной работы"

⏳13 июня в 11:00 МСК

Главные темы конференции:

- Организация работы в период отпусков
- Предотвращение ошибок и форс-мажоров при работе с госзакупками летом
- Эффективная работа с ЭЦП заграницей
- Инструменты для бесшовной передачи дел и информации между сотрудниками в период отпусков.
- Оценка эффективности работы тендерного отдела в летний период
- Поиск баланса между работой и отдыхом.
- Техники борьбы со стрессом и выгоранием на рабочем месте

Приглашаем:

▶️Тендерных специалистов
▶️Руководителей тендерных отделов
▶️Предпринимателей и собственников бизнеса
▶️Заказчиков
▶️Всех заинтересованных лиц, работающих в сфере госзакупок

Участие в конференции бесплатное!

Для регистрации перейдите по ссылке

Не пропустите возможность узнать, как сделать ваш отдел устойчивым к сезонным отпускам!

ПОЗДРАВЛЯЮ 🥳

С днём российского предпринимательства
🚀

Настоящий предприниматель всегда полон энтузиазма, стремится развивать свой бизнес, создавать, производить, делать классный сервис и двигаться вперед!
😎

Организовать свое дело через взлеты и падания, создавать новые рабочие места - всегда огромный труд, достойный уважения!
💯

Пусть все амбициозные бизнес-идеи, которые развивают экономику страны и делают жизнь лучше, будут реализованы, а предпринимателям принесут много денег и удовольствия!
💰

Кто среди подписчиков предприниматели?
Поставьте 🔥 в комментариях!

Всем привет! 👋

У меня прекрасное настроение, потому что сегодня стартовал новый поток нашего курса по тендерной аналитике!

Мы со студентами будем изучать госзаказ не с позиции букв закона, а в разрезе стратегий и технологий тендерных продаж.

Каждый раз, погружаясь вместе с учениками в предмет, не устаю восхищаться теми возможностями, которые дает аналитика тендерному специалисту!

Аналитика помогает:

⭐️быть успешнее конкурентов
⭐️выигрывать в тендерах чаще и зарабатывать больше
⭐️искать новые низкоконкурентные ниши и направления
⭐️создавать системный прибыльный бизнес в госзакупках

И немного грустно от того, что далеко не все используют эти уникальные возможности.

Желаю студентам легкой, интересной и продуктивной учебы и крепких знаний, которые они вместе с официальным дипломом будут использовать для дальнейшей карьеры! 🔥

P.S. А вы еще успеваете присоединиться к новому потоку курса!

На конференции о взаимодействии Заказчиков и Поставщиков я говорила о финансовых инструментах закупок.

Тема финансового планирования важная и вызывает много вопросов, поэтому решила обобщить информацию.

Финансовые инструменты – это спецсчета, независимые гарантии, виды обеспечений и тарифы ЭП. Взаимодействие с ними – основная часть работы со стороны Поставщика.

⚙️ Процесс работы с закупками состоит из этапов:

🟣Планирование закупок

🟣Обоснование НМЦК
Документ: Приказ Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 № 567.

Заказчик должен использовать не менее 3-х источников для обоснования НМЦК.
При определении НМЦК методом составных рыночных цен Заказчик направляет запрос участникам.
💬 Совет участникам — не игнорируйте запросы цен!

🟣Размещение закупки

🟣Обеспечение заявки
Подробно читайте в постах:
- Как обеспечить заявку
- Обеспечение заявки денежными средствами

Для обеспечения заявок нужен спецсчет, где средства блокируются для обеспечения заявки и списания платы за победу.
Документ: Распоряжение Пр-ва РФ от 13.07.2018 № 1451-р «Об утверждении перечня банков в соотв. с ч.10 ст.44 и ч.5 ст.84 ФЗ от 05.04. 2013 № 44-ФЗ».

🟣Тариф площадки
44-ФЗ:
1% от НМЦК, но не > 5000 руб. без учета НДО — все процедуры
1% от НМЦК, но не > 2000 руб. без учета НДО — СМП и СОНКО

🟣Подача заявки на участие
Про отклонения читайте в в этом посте

🟣Обеспечение контракта
Подробно в постах:
- Особенности обеспечения контракта, если участники СМП и СОНКО
- Антидемпинговые меры

🟣Заключение контракта

🟣Оплата за победу
Деньги спишут со спецсчета. Если он не был указан, то в личном кабинете на ЭП появится обязанность уплатить за победу.
💬Совет: не копите долги, оплачивайте сразу.

🟣Покупка товара

🟣Обеспечение гарантийных обязательств
Документ: 96 ст. 44 Закона. Деньгами Заказчику на счет или независимой гарантией.
💬Совет: Выгоднее гарантия, так деньги не замораживаются на счете Заказчика.

За оформлением независимых (банковских) гарантий можете обратиться к нам!

🟣Поставка и оплата

Какой из пунктов раскрыть подробнее?

Выиграть тендер и …

Продолжи в комментариях фразу 👀

Это может быть исполнение какой-то мечты или план дальнейших действий

А в сторис канала посмотрите моё продолжение 😉