⚙️ Правила постановки задач в CRM-системе
Первое, о чем стоит упомянуть, это то, что даже посредством всего лишь правильной постановки задач (имею в виду их формат) можно экономить время сотрудников и упредить некоторое количество недоразумений, связанных с неправильной трактовкой этих самых задач.
Важно всё:
✅ Определите единое название всех типовых задач и подзадач на всех этапах работы.
Единственной переменной в названии основной задачи может быть лишь имя проекта (или домен), подзадачи всегда одни и те же (в соответствии со стандартами и схемой взаимодействия/этапами работ в вашей компании).
Например, так:
Главная задача:
kakojto-domen.com_Разработка ИМ на OpenCart
Подзадачи:
Разработка прототипа главной страницы.
Разработка прототипов вложенных страниц.
Разработка дизайна главной страницы сайта.
Дизайн вложенных страниц сайта.
Верстка макетов согласно дизайну.
Тестирование верстки.
Имплементация верстки с CMS.
Работа над функциональной частью ресурса.
Программное тестирование.
Наполнение сайта текстовым и графическим контентом.
Тестирование работоспособности сайта.
Отладка, дебаг.
Перенос сайта на домен и хостинг клиента.
Финальное тестирование сайта на работоспособность и соответствие ТЗ.
Составление сопроводительной документации, подготовка исходных материалов.
Единый формат важен, как минимум, по двум причинам:
- каждый сотрудник будет четко понимать, что подразумевает собой каждая конкретная задача;
- задачу будет проще найти в CRM (по домену или названию);
✅ Оговорите четкий перечень (структуру) необходимой информации, которую должна содержать в себе каждая конкретная задача. Оговорите последовательность, в которой информация должна подаваться, а также ее форму. Не затрудняйте восприятие задачи сложными речевыми оборотами и странными формулировками. Делайте всё по единому стандарту.
Например:
Задача по оценке стоимости реализации разработки сайта должна содержать:
Заполненный клиентом бриф и комментарий, в котором сказано:
- откуда пришел клиент (из какого источника лид или по чьей рекомендации);
- предварительно озвученный клиенту диапазон цен в момент первого контакта;
- какие еще услуги параллельно оцениваются для клиента в рамках компании;
- краткое резюме разговора с клиентом (не больше 3-5 предложений).
✅ Определите единый формат названия документов и архивов, которые будут прикрепляться к задачам. Единственными переменными в названии документа могут быть - имя проекта, дата, версия документа. Глядя на вложение, исполнитель должен понимать, какие данные в нем содержатся (договор ли это, ТЗ, архив с текстовым или же с графическим контентом и т.д.).
Например:
- Договор на разработку_ООО "Название"
- КП SEO "Клиент" 01.01.17
- Архив - "Фото сотрудников_domen.com", "Картинки для слайдера_domen.com" и т.п.
✅ Все дополнительные комментарии менеджера уместны лишь в краткой форме. Не допускайте копипаста прямой речи клиента в задачу. Менеджер должен предварительно интерпретировать/переформулировать пожелания клиента.
Например:
просьбу "А не могли бы вы, пожалуйста, заодно попросить ваших специалистов еще и посмотреть, сколько будет стоить разработка калькулятора и вообще возможно ли это на нашем сайте. Нам например понравился вот на этом сайте ....."
желательно перефразировать:
"Рассмотреть возможность и стоимость реализации калькулятора (пример - ссылка)"
✅ Если с получением какой-либо информации от клиента возникли сложности, постановщик задачи обязательно должен об этом упомянуть, для того, чтобы исполнитель не тратил время на обсуждение этого момента и запроса недостающих данных.
📄 Обязательно зафиксируйте всё это письменно и ознакомьте сотрудников. Внедрите это в работу. После недолгих всеобщих мучений эти правила станут нормой для всех и облегчат процесс постановки задач и процесс ознакомления с ними.
Кроме того, рекомендую ознакомить сотрудников с системой SMART.
Первое, о чем стоит упомянуть, это то, что даже посредством всего лишь правильной постановки задач (имею в виду их формат) можно экономить время сотрудников и упредить некоторое количество недоразумений, связанных с неправильной трактовкой этих самых задач.
Важно всё:
✅ Определите единое название всех типовых задач и подзадач на всех этапах работы.
Единственной переменной в названии основной задачи может быть лишь имя проекта (или домен), подзадачи всегда одни и те же (в соответствии со стандартами и схемой взаимодействия/этапами работ в вашей компании).
Например, так:
Главная задача:
kakojto-domen.com_Разработка ИМ на OpenCart
Подзадачи:
Разработка прототипа главной страницы.
Разработка прототипов вложенных страниц.
Разработка дизайна главной страницы сайта.
Дизайн вложенных страниц сайта.
Верстка макетов согласно дизайну.
Тестирование верстки.
Имплементация верстки с CMS.
Работа над функциональной частью ресурса.
Программное тестирование.
Наполнение сайта текстовым и графическим контентом.
Тестирование работоспособности сайта.
Отладка, дебаг.
Перенос сайта на домен и хостинг клиента.
Финальное тестирование сайта на работоспособность и соответствие ТЗ.
Составление сопроводительной документации, подготовка исходных материалов.
Единый формат важен, как минимум, по двум причинам:
- каждый сотрудник будет четко понимать, что подразумевает собой каждая конкретная задача;
- задачу будет проще найти в CRM (по домену или названию);
✅ Оговорите четкий перечень (структуру) необходимой информации, которую должна содержать в себе каждая конкретная задача. Оговорите последовательность, в которой информация должна подаваться, а также ее форму. Не затрудняйте восприятие задачи сложными речевыми оборотами и странными формулировками. Делайте всё по единому стандарту.
Например:
Задача по оценке стоимости реализации разработки сайта должна содержать:
Заполненный клиентом бриф и комментарий, в котором сказано:
- откуда пришел клиент (из какого источника лид или по чьей рекомендации);
- предварительно озвученный клиенту диапазон цен в момент первого контакта;
- какие еще услуги параллельно оцениваются для клиента в рамках компании;
- краткое резюме разговора с клиентом (не больше 3-5 предложений).
✅ Определите единый формат названия документов и архивов, которые будут прикрепляться к задачам. Единственными переменными в названии документа могут быть - имя проекта, дата, версия документа. Глядя на вложение, исполнитель должен понимать, какие данные в нем содержатся (договор ли это, ТЗ, архив с текстовым или же с графическим контентом и т.д.).
Например:
- Договор на разработку_ООО "Название"
- КП SEO "Клиент" 01.01.17
- Архив - "Фото сотрудников_domen.com", "Картинки для слайдера_domen.com" и т.п.
✅ Все дополнительные комментарии менеджера уместны лишь в краткой форме. Не допускайте копипаста прямой речи клиента в задачу. Менеджер должен предварительно интерпретировать/переформулировать пожелания клиента.
Например:
просьбу "А не могли бы вы, пожалуйста, заодно попросить ваших специалистов еще и посмотреть, сколько будет стоить разработка калькулятора и вообще возможно ли это на нашем сайте. Нам например понравился вот на этом сайте ....."
желательно перефразировать:
"Рассмотреть возможность и стоимость реализации калькулятора (пример - ссылка)"
✅ Если с получением какой-либо информации от клиента возникли сложности, постановщик задачи обязательно должен об этом упомянуть, для того, чтобы исполнитель не тратил время на обсуждение этого момента и запроса недостающих данных.
📄 Обязательно зафиксируйте всё это письменно и ознакомьте сотрудников. Внедрите это в работу. После недолгих всеобщих мучений эти правила станут нормой для всех и облегчат процесс постановки задач и процесс ознакомления с ними.
Кроме того, рекомендую ознакомить сотрудников с системой SMART.