1. что нужно было сделать агентству, чтобы такого не было
2. что можно сделать агентству, чтобы минимизировать потери

Заключить предварительный договор или опцион на заключение договора аренды. И тот и другой вариант даёт возможность заключить сделку, когда организатор ещё не уверен, состоится ли концерт с артистом:

🛑Предварительный договор по ст. 429 ГК РФ обязывает стороны заключить в будущем основной договор на согласованных условиях, и для этого не нужно прописывать все детали аренды. В договоре можно указать, что он вступает в силу с момента подписания договора с артистом.

🛑Согласно опциону организатор платит арене премию за право в течение срока потребовать заключения договора на зафиксированных условиях. Не воспользовался правом — теряет только премию, а не попадает в обязательства перед ареной.

Зафиксировать всю переписку с ареной, чтобы требовать с нее убытки. А также параллельно искать другую площадку под эти даты.

По закону в случае недобросовестного срыва переговоров можно взыскать убытки по ст. 434.1 ГК РФ. Учитывая готовность заключить договор и потом резкий отказ — вполне можно расчитывать на компенсацию убытком из-за такого поведения.

Что сюда попадает: расходы на билетного оператора, реклама с упоминанием арены, предоплаты подрядчикам под эти даты. Плюс упущенная возможность договориться с другой площадкой — если альтернативы к моменту отказа уже разобрали.