Kaiten | Кайтен

🔥 4 кейса: как компании наводят порядок в рабочих процессах

Чем больше становится компания, тем сложнее сохранять общую картину: задачи расползаются по разным системам, договоренности теряются, а часть процессов вообще существует только в головах сотрудников.

Посмотрели, как с этим справляются компании разного масштаба — от студии разработки до производителя косметики.

🟣 Арлифт, аренда спецтехники для строительства: 3 000+ единиц техники, 26 филиалов и 11 часовых поясов. Работу аналитиков и разработчиков разделили между двумя пространствами и связали автоматизациями — теперь сроки стали предсказуемее, а технический директор видит весь путь задачи.

🟣 КЛБР, студия разработки: после потери доступа к Jira и Slack команда переехала в Kaiten за один выходной, сохранив историю задач за 14+ лет. Дейлики сократились с 1,5 часов до 15–20 минут.

🟣 «Эксперт РА», рейтинговое агентство: за месяц объединили в Kaiten поддержку, проекты, ресурсное планирование и учет трудозатрат. Данные стали доступны почти в реальном времени, а за первый год в системе создали 10 000+ карточек.

🟣 «Гельтек», производитель косметики: перед подготовкой к IPO перенесли в Kaiten процессы всех подразделений — от лаборатории до логистики. Теперь в команде действует правило: «Если задачи нет в трекере — ее не существует».

В блоге собрали еще больше примеров из разработки, производства, маркетинга, продаж, поддержки и других команд. 

👉 Смотреть все кейсы

Дайджест обновлений: 28 сентября – 2 октября

Добавили фиксацию сроков в Timeline, создание самостоятельных карточек через автоматизации и проверку доступа через LDAP при входе.

🧩 Новые функции:

🟣 Фиксация плановых сроков в Timeline: у отдельной карточки можно отключить автоматический перенос сроков. Ее даты не сдвинутся вслед за связанными задачами.

🟣 Проверка доступа через LDAP при входе: компании с LDAP-директорией могут включить дополнительную проверку пользователя при входе через SSO.

🟣Действие «Создать карточку» в автоматизациях: автоматизации теперь могут создавать самостоятельные задачи без родительской или дочерней связи с исходной карточкой. 

🟣 Приглашение участника на пространство из карточки: теперь коллегу, у которого нет доступа к пространству, можно пригласить сразу из карточки.

🏗 Стабильность сервиса — 100% Uptime.
28 сентября с 14:10 до 15:41 по московскому времени в облачной версии Kaiten возникали перебои при работе с файлами. Причина — сетевой сбой в хранилище провайдера.

🛠 13 исправленных ошибок — в статье: отчеты, каталоги, комментарии, документы и календарь.

⚡️ #Обновление: итерации вместо спринтов

С 1 октября итерации полностью заменяют спринты: новые рабочие периоды теперь планируются в них. Старые спринты останутся на досках, и отчеты по ним сохранятся.

В карточках разобрали, что меняется и как теперь работать с итерациями.

За август и сентябрь итерации получили несколько доработок:

🟣чтобы добавить в итерацию сразу несколько задач, достаточно отметить их галочками;
🟣можно выбрать доски, с которых новые задачи будут сами попадать в активную итерацию;
🟣прямо на доске видно, к какой итерации относится карточка: активная итерация отмечена зеленым, запланированная — серым;
🟣карточки можно отфильтровать по итерации на пространствах, дашбордах и в виджетах;
🟣в карточке хранится история: когда ее добавляли в итерации и убирали из них;
🟣у завершенной итерации видно, какие задачи были на старте, какие добавили после запуска и кто это сделал.

Итерации входят в модуль Scrum. В облаке они уже доступны. В серверной поставке итерации есть с версии 58.56.7, а все доработки августа и сентября — начиная с 59.25.1.

🔗 Подробнее об итерациях — в инструкции

Дайджест обновлений: 21–25 сентября

Исправили 19 ошибок: вернули картинки в комментариях, убрали дубли при вставке файлов, починили экспорт заявок и импорт из YouGile.

🧩 Новые функции:

🟣Условие по проекту в Ограничениях: теперь создание и перемещение карточек можно запретить с учетом их участия в проектах Ресурсного планирования. Например, не пропускать задачу в работу без проекта, в том числе при переходах Workflow.

🟣Скоро: интеграция с Mango Office. Звонки клиентам прямо из карточек, история вызовов и записи разговоров. Дополнение само сохранит сведения о звонке и заведет карточку на каждый новый входящий номер, чтобы обращение не потерялось.

🏗 Стабильность сервиса:
99.92% Uptime

🛠 Остальные изменения — в статье. Там же 3 свежих кейса: зуботехническая лаборатория «КликЛаб» выросла на 30% без расширения производства, Julius Meinl перешла с SAP на 1С, а агентство DataGrow собрало всех клиентов на одной доске.

🔴 Еще можно присоединиться к конференции «ИИ и порядок в работе»

Если вы не успели на первый день, подключайтесь ко второму, финальному. Начинаем в 15:30 МСК.

Каждый доклад — самостоятельная тема. Выбирайте тот, что ближе к вашей задаче и оставайтесь до конца.

Рассказываем, кто сегодня с нами:
🟣 15:30 — Илья Летунов (manaraga.ai) · агенты уже часть команды: как к этому адаптироваться

🟣16:00 — Александра Клименко (Soft Skills Lab) · работа с сопротивлением при внедрении изменений

🟣17:15 — Иван Замесин (Advanced JTBD) · что делать, когда падает выручка

🟣18:00 — Алексей Корсун (Т-Банк, Авиасейлс, SemRush) · люди загружены на 146%, эффективности на 5%

Все доклады будут по одной ссылке, переключаться никуда не придется.
👉 Подключиться к трансляции

🎙 Новая онлайн-конференция Кайтена — уже 23 и 24 сентября!

Мы решили встретиться снова, и в этот раз поговорить на тему «ИИ и порядок в работе: как делать больше меньшими силами». Два дня — два взгляда на эффективность:

🟣 23 сентября — трек «Ускорение»

Какие инструменты действительно экономят время, а какие лишь создают иллюзию эффективности и масштабируют хаос.

🟣24 сентября — трек «Эффективность»

Как управлять проектами в условиях ограниченных ресурсов, доводить задачи до конца, считать метрики и наводить порядок в процессах без сопротивления команды.

Для вас мы собрали 11 топовых спикеров из разных направлений: Илья Летунов, Сева Устинов, Александр Орлов, Слава Панкратов, Глеб Кудрявцев, Ильяна Левина, Александра Клименко, Павел Алферов, Алексей Корсун, Илья Прахт и Иван Замесин.

🕞 Начало докладов — в 15:30 мск. Участие бесплатное.

👉 Зарегистрироваться

Дайджест 14—18 сентября

Собрали обновления недели: меньше ручных действий с карточками и файлами, дополнительная защита входа и возможность поделиться своими дополнениями.

🧩 Новые функции:

🟣Автоматическое добавление задач в итерацию: достаточно выбрать доску, и новые карточки с нее будут попадать в запущенную итерацию.

🟣 Массовая работа с файлами: в виде «Файлы» можно выбрать несколько вложений, чтобы скачать их одним архивом или удалить.

🟣Значения полей в комментариях: автоматизация теперь умеет подставлять данные из полей карточки в комментарий — например, для сохранения истории изменений.

🟣Управление проектами через массовые действия: можно добавить сразу несколько карточек в проект Ресурсного планирования или исключайте их из него.

🟣Двухфакторная авторизация: компании без внешней системы авторизации могут защитить вход паролем и дополнительным PIN-кодом из письма.

🟣Публикация дополнений: собственные дополнения можно отправить на проверку и после одобрения разместить в общем каталоге Kaiten.

🏗 Стабильность сервиса — 100% Uptime

Сервис был доступен всю неделю. С 17 сентября часть писем не доходила до адресов Mail.ru. Доставку PIN-кодов для входа восстановили, над остальными уведомлениями продолжаем работать.

🛠 10 исправленных ошибок — в статье. Там же — кейсы «Экспресс 42» об объединении таск-трекеров после слияния компаний и студии «Липучка» о наведении порядка в заказах.

🦾 Как D-Agency ведет 16 проектов без проджект-менеджера?

D-Agency — агентство полного цикла из Санкт-Петербурга. В Kaiten команда работает больше четырех лет.

Раньше у компании было 7 проектов одновременно, и проджект-менеджер не успевал взаимодействовать по каждому из них. Колонки на доске назывались по месяцам, и этап материала приходилось искать внутри карточки.

Доску перестроили по этапам: от запаса идей до публикации. А контроль передали автоматизациям:

🟣карточка уходит к следующему специалисту — метка и упоминание появляются сами,
🟣на этап отведено три дня, задержку видно по статусу,
🟣без учета времени карточка не двигается дальше,
🟣клиент молчит один-два дня — карточка уезжает на доску «На паузе».

Сейчас агентство ведет 16 проектов без проджект-менеджера, а статус проекта проверяется примерно за минуту.

Для нас тут работает простое правило: если инструмент создан, чтобы экономить время, он не должен сам отнимать его.

Опытом делится Игорь Демидов, генеральный директор D-Agency.

📌 Главное собрали в карточках. Полный кейс — в статье.

Дайджест обновлений: 7–11 сентября

Добавили фильтрацию карточек по проектам Ресурсного планирования, управление проектами через автоматизации и возможность менять порядок итераций. Подробнее ⬇️

🟣 Фильтрация карточек по проектам Ресурсного планирования: теперь на пространствах и дашбордах можно отбирать задачи по участию в проектах. Например, показать карточки конкретного проекта или найти задачи, которые не входят ни в один проект.

🟣 Управление проектами через автоматизации: карточки можно автоматически добавлять в проекты Ресурсного планирования и удалять из них — по событию, при переходе на этап Workflow или по нажатию кнопки в карточке.

🟣 Изменение порядка итераций: теперь итерации можно расставлять в нужной последовательности — перемещать выше, ниже, в начало или конец списка.

🎥 Провели вебинар по обновлениям за июль и август — делимся записью.

🏗 Стабильность сервиса:
99.97% Uptime
8 сентября с 12:25 до 12:28 (МСК) часть пользователей могла столкнуться с ошибками в работе Kaiten и при его загрузке. Причиной стал сбой в сетевой инфраструктуре облачного провайдера, из-за которого соединение с базой данных работало нестабильно.

🛠 6 исправленных ошибок — в статье. Там же собрали свежие кейсы и разбор freemium-модели.

👋🏻 Приглашаем на вебинар про обновления в Кайтен

В августе мы не встречались на вебинаре, поэтому 10 сентября в 16:00 разберем обновления сразу за июль и август:

🟣 Итерации. Покажем новый способ планировать работу по периодам, распределять задачи и следить за текущими и будущими итерациями;

🟣 Дашборды. Разберем новый раздел, где можно собрать задачи, показатели и диаграммы из разных пространств на одном экране;

🟣 Все файлы проекта в одном месте. Покажем новый вид «Файлы», где можно искать и фильтровать все вложения из карточек и комментариев;

🟣 Workflow. Теперь функция доступна в модулях «Kanban» и «Scrum». Вспомним, как с помощью Workflow задавать обязательные маршруты движения карточек и управлять переходами между этапами;

🟣 Чаты. Покажем личные сообщения, настройки уведомлений и другие возможности для общения с командой прямо в Кайтен;

🟣 И другие обновления: изменения в Справочном центре и автоматизациях, новая навигация и небольшие улучшения ежедневной работы.

В прямом эфире разберем, где найти и как использовать новые возможности, и ответим на вопросы.

📅 10 сентября в 16:00 (мск)
👉🏻 Регистрация по ссылке

🤖 5 уровней использования ИИ в проектах

Большинство из нас начинали работать с нейросетями так: просили написать текст, сократить документ, сгенерировать картинку, разобраться с таблицей.

Но чем сложнее задача, тем меньше ИИ похож на инструмент, к которому приходят с промптом, и тем больше он становится частью рабочего процесса.

👀 Вместе с командой ProductSense собрали в карточках 5 уровней: от разового помощника до системы агентов с разными ролями и правилами передачи контекста.

На конференции ProductSense'26 этому отвели отдельный трек:

🟣как компании встраивают ИИ в реальные продукты;
🟣что меняется, когда отдельные помощники складываются в систему;
🟣опыт команд, которые уже прошли первые уровни.

Если вы думаете, как выстроить следующий уровень, то тут можно забрать идеи для своих процессов.

Сохраняйте дату: 10–11 сентября
🎙Билеты и программа трека — на сайте конференции

А на каком уровне сейчас вы?