Валентина Митрофанова

К вопросу что можно исключить из кадровых документов - см. выше.

Очень много у нас заблуждений в части "обязательности" и "необязательности". Выше материал по поводу типичных видов кадровых приказов.
По моей практике, часто в компании оформляется около 50 разных видов приказов. 50!!!! иногда больше, иногда чуть меньше! А посмотрите по таблице сколько из них является обязательным.

И, если невозможно в вашей ситуации отказаться от приказа, потому что "бухгалтерия требует" или иным причинам, можно очень сильно сокращать трудозатраты на администрирование того или иного приказа просто исключая сбор подписей работника.
Получение подписи работника во всем процессе оформления приказа является самым трудозатратным. По отдельным результатам нормирования - от 75 до 90% времени на создание документа - это сбор подписи! Вот сколько времени можно сэкономить если оставив приказ (пока) убрать сбор подписей с работника.

Если оставляете приказ несмотря на его "необязательность" и хотите его упростить, исключить какие то реквизиты, убрать подпись работника, то надо утвердить свою типовую форму такого приказа по ст. 9 Федерального закона №402 "О бухгалтерском учете".

Хотя, надо "держать в голове" и возможность вообще исключать ряд кадровых приказов из документооборота.

Локальные акты для юристов или людей? 5 простых правил.

Для чего компания делает разрабатывает и применяет локальные акты?
1. Чтобы проходить инспекционные проверки,
2. Чтобы доказывать свою правоту при конфликте в суде,
3. Чтобы управлять персоналом

Это три разные задачи.
Большей частью как показывает моя практика, компании реализуют задачу №1. - «Чтобы было для инспекционной проверки».

Отсюда понятно, почему ПВТР у подавляющего большинства компаний являются формальным документом, который повторяет нормы Трудового кодекса РФ и не позволяет работодателю регулировать управленческие вопросы. 95-96% текста ПВТР большинства организаций – это просто нормы ТК.
Но локальные акты могут и должны быть другими.

Локальные акты должны быть не для юристов, а для людей и реализации задач компании.
Для этого надо работать и над управленческими задачами и над управленческими инструментами, в том числе порядком коммуникаций с работниками через формализованные документы.

Простые правила для повышения эффективности своих локальных актов под эти задачи:

1. Правило №1. Простой язык. Суть норм была понятна работнику с любым уровнем образования. Все специальные нормы для должны быть вынесены в отдельные положения, регламенты, инструкции.

2. Правило №2. Избегание избыточности. Не повторять то, что написано в законе. На закон могут быть при необходимости сделаны ссылки.

3. Правило №3. Концентрация на отдельных вопросах. Вопросы, которые требуют более подробной регламентации должны быть вынесены в приложения к ПВТР или оформлены в виде отдельных ЛНА.

4. Правило №4. Фактическое ознакомление работника. Не просто взята «роспись», а именно фактическое ознакомление. Наиболее ключевые моменты могут быть дополнительно проговорены устно кадровым работником или непосредственным руководителем. Также рекомендуется, чтобы у работника всегда был допуск к ПВТР в бумажном или электронном виде.

5. Правило №5. Удобство восприятия информации. ПВТР не должен быть очень объемным. Максимальное количество страниц – не больше 50 (а для определенной категории работников – не больше 20). Все разделы и важные вещи рекомендуется визуально выделять, приводить примеры. Возможно дополнительно к ПВТР применять видео с разъяснением основных вопросов по организации труда в компании и\или плакаты на рабочем месте и территории организации.

Лучшее выступление на "Завтраке" ПМЭФ. Браво, Андрей Михайлович! И за "у кого мозга нет, тому искусственный интеллект не поможет" и за тему "Доверие".

Новый порядок и новые возможности для закрытия квоты по инвалидам с 01.09.2024.

Принято новое Постановление Правительства Российской Федерации от 30 мая 2024 г. N 709 “О порядке выполнения работодателями квоты для приема на работу инвалидов” вступает в силу с 01.09.2024.

Какие новые возможности оно принесет работодателю:
1. При трудоустройстве инвалида 1 группы закрыть 2 квотируемых места
2. Можно заключать соглашение о трудоустройстве инвалидов с ИП
3. Можно заключать соглашение с посредниками, которые уже заключают договор с другими компаниями и ИП, принимающими к себе инвалидов
4. Если инвалидов в регионе нет (и нет компаний, которые оказывают услуги по трудоустройству к себе инвалидов) и органы занятости это подтвердят при вашем обращении, то компания освобождается от квоты
5. Если не можете найти компанию, которая за вас примет к себе инвалида можно обратиться в органы занятости и они предоставят вам список таких компаний в вашем регионе.

Также учитывать что:
1. Квоту считаем теперь за последний квартал до 10 числа
2. В квоту не включаем работников обособленного подразделения, находящихся в других субъектах РФ
3. Трудоустройство в счет квоты должно быть в пределах субъекта РФ (даже если заключаете соглашение с другой компанией или ИП)
4. Используем типовую форму для заключения соглашений с другими компаниями и ИП, принимающими к себе инвалидов.

Интересный момент, что квота на сентябрь 2024 года с которого вступает в действие Постановление является третьим месяцем квартала, поэтому на этот 3 месяц уже надо рассчитать квоту по 2 кварталу. Возможно она будет другой, по сравнению с расчетом на 4 квартал 2023 года. Обратите на это внимание!

Аудит ключевых рисков+.
Цель: оценить ключевые риски компании в области трудового законодательства.

Общие сведения:
В компании сменился «верхний состав» руководителей – генеральный директор, директор по персоналу.
Компании более 50 лет, штат около 1000 человек, сфера деятельности – особо регулируемая.

Задача:

Для оценки полученного «наследства» генеральный директор поставил задачу оценить состояние дел в основных областях правовых рисков компании, в том числе по соблюдению трудового законодательства.
Порядок проведения аудита «Ключевые риски» в стандартном формате:
Аудит проводится по проверке 76 нарушений, включенных Рострудом в Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией (дифференциацией) по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требования и тяжести последствий таких нарушений.
Выявление данных нарушений влияет на «оценку» добросовестности работодателя в новой системе государственного контроля (выделено 76 нарушений):
• От 1 до 3 баллов – низкий риск (7 нарушений),
• От 4 до 6 баллов – средний риск (38 нарушений),
• От 7 до 10 баллов – высокий риск (31 нарушение).

Оценка определяется как среднеарифметическое по выявленным нарушениям.

Решение:
1. Кроме стандартного пакета аудита «Оценка ключевых рисков в области трудового законодательства» были добавлены блоки:
• Аудит охраны труда (в связи с высоким риском выявления нарушений в связи с цифровой проверкой обязательных вопросов по охране труда),
• Аудит соблюдения требований по защите персональных данных (в связи с высоким размером административных санкций),
• Аудит системы ведения воинского учета (в связи с максимальным риском выявления нарушений в связи с введением цифрового реестра военнообязанных).
2. Аудит ключевых рисков в области трудового законодательства, добавленные 3 блоками дал полную картину всех ключевых правовых рисков, с которыми связана служба управления персоналом.

Итоговый результат:
1. Отчет по проведенному аудиту был оформлен как приложение к акту принятых дел генеральным директором и директором по персоналу, для:
• Разделения зоны ответственности за выявленные нарушения старым составом руководства и новым,
• Для фиксации состояния дел,
• Для фиксации добросовестности руководства по исправлению выявленных нарушений
2. Карта правовых рисков по всем областям работы службы управления персоналом,
3. Рейтингование (выбор приоритетов) по последовательности мероприятий по исключению рисков.
4. План исправлений по блокам, в каждом из которых был указан приоритет (срок) исправления и порядок исправления нарушения:
• Кадровые документы
• Локальные нормативные акты
• Порядок учета рабочего времени
• Порядок предоставления отпусков
• Оплата труда
• Охрана труда
• Персональные данные
• Воинский учет

Тенденции судебной практики 2023-2024.

Анализ ситуации по трудовым спорам последние 3 года показывает важные факторы:
1. Увеличение количества трудовых споров (прогноз в 2024 году – в 1,8 раза)
2. Судебные решения 2020-2023, значительно или кардинально отличаются по многим вопросам от предыдущей практики, в частности по соглашению сторон, по премиям и т.д.
3. Началась практика последствий для работодателя по итогу трудового спора (индикаторы риска для проведения проверок, учет как фактор оценки добросовестности работодателя, применение административных штрафов по итогу трудового спора и т.д.)..

При этом значительно «просела» статистика по разным спорам, решения по которым принимаются в пользу работодателя. По 2023 году цифры такие:
• По спорам, связанным с заработной платой – 94% в пользу работника
• По спорам, увольнения работников по инициативе работодателя – 59% в пользу работника (по сокращению численности, например, 78%)
• Оспаривание дисциплинарного взыскания – 53% в пользу работника,
• Иные споры – 87%.

Что из этого следует?
1. Необходимо менять внутренние процессы по урегулированию трудовых конфликтов (чтобы не выводить из за пределы компании),
2. Необходимо пересмотреть локальные акты, должностные инструкции, трудовые договоры на предмет защиты интересов компании в случае если какой то трудовой конфликт все таки возникнет,
3. Необходимо изменить саму «парадигму» рассмотрения конфликтов и подготовки к ним в части изменения практики фиксации проступков работника и оптимально, коллегиального принятия решения об увольнении.

Ну, а что сейчас в тренде по судебной практике?
1. Признание договора ГПХ трудовым
2. Увольнение по собственному желанию при отсутствии воли работника
3. Увольнение по соглашению сторон оспариваемое работником, а также требования по выплате выходных пособий
4. Нарушение процедуры сокращения
5. Увольнение по виновным действиям без учета предшествующей деятельности работника
6. Споры с применением КЭДО
7. Отказ в приеме на работу
8. Споры с дистанционными работниками по выплатам, в том числе компенсаций и компенсационных выплат

Следим, анализируем, делаем выводы, меняем внутренние процессы.

Корректировка локальных актов по оплате труда к 01.09.2024.

Моё второе выступление на форуме:
В связи с принятыми поправками по оплате сверхурочной работы (и ранее по работе в выходной и праздничные дни) необходимо до 01.09.2024:
1. Разработать новую систему оплаты труда (новый порядок расчёта С и РВ) - см. Примеры на фото насколько значительно могут увеличиться выплаты).
2.Скорректировать локальные нормативные акты.
3.Скорректировать порядок учета в информационных системах по расчёту заработной платы.
4.Ознакомить работников и должностных лиц с новым порядком расчёта компенсационных выплат.

ВАЖНО: Просчитать, продумать и обосновать новый порядок расчёта. Посмотрите какие на примере конкретной компании получились данные по разнице в размерах оплаты сверхурочной работы.
До поправок - стоимость часа для определения базы составляла 1071 руб./час.
Методика 1. Дала увеличение размера базы до 1220 руб. /час.
Методика 2. Увеличила до 1701 руб./час.

Итого компания рассматривала варианты в которых увеличение базы для расчёта сверхурочной оплаты было на 14% или на 59%.
Понятно, что работодателю 14% нравиться больше, чем 59%. Но для этого в этой конкретной компании кроме расчетов и планового увеличения ФОТ (2% и 8,4%) пришлось:
1. Корректировать ЛНА
2.Пересматривать действующие выплаты: премии и доплаты, по критериям и порядку их начисления для не включения в базу для выплат компенсационного характера.

Сразу скажу, предваряя, проект занял 2 месяца при достаточной оперативности обсуждений и расчетов у Заказчика.
А до того как это должно быть реализовано во всех компаниях осталось всего 3 месяца!!!!

И не забудьте про изменения по премированию, которые также должны уже активно обсуждаться у вас в компании.

К сентябрю могут быть приняты и другие проекты по корректировке Трудового кодекса по оплате труда. Поэтому не исключен вариант, что это не последнее изменение локального нормативного акта по оплате труда, которое нам необходимо будет сделать до 01.09.2024.

Основные тренды 2024!

Начался наш традиционный, уже 10 форум, посвященный дню кадровика! Сам праздник, конечно, завтра, но сегодня мы работаем, а завтра с чистой совестью празднуем.
Так вот про чистую совесть! Для эффективной профессиональной деятельности, связанной с применением права, важно периодически, поднимаясь над текучкой обозревать что происходит и будет происходить в ближайшей перспективе, оптимально просчитывая куда направить свои ограниченные человеческие и временные ресурсы.

Итак, взгляд «сверху» точно выводит у нас развитие следующих трендов:
1. Расширение новых льгот и новых льготных категорий
2. Цифровой воинский учет
3. Изменения по заработной плате.

При этом из «стареньких» остаются еще:
1. Цифра
2. Изменение системы госконтроля
3. Персональные данные
4. Инвалиды
5. Изменения законодательства в связи с развитием мобилизационной экономики

Ну и глобальные тренды до 2026 года обозначенные в национальных задачах, тоже совпадают, частично с тем, что уже реализуется:
1. Цифровая экономика
2. Изменения по заработной плате
3. Производительность труда

Так что, эти вещи, точно держим «под контролем».
Если еще не погружались – самое время погружаться.
Основные вещи всем участникам мы сегодня на форуме как раз и разберем.

Аудит в Томске

Очень люблю я такие компании:
1. Производственная компания с большой историей существования
2.Аудит проводят не потому что уже "горит", а чтобы проверить свою работу
3.Документы к аудиту формировались тщательно без "скрывания косяков", а наоборот по сложным практически ситуациям.

Ожидаемо с такими водными, что и состояние кадровой документации оказалось на хорошем профессиональном уровне, несмотря на то, что есть все: и вредники, и инвалиды, и мобилизованные, и несовершеннолетние.

Конечно, всегда есть что совершенствовать, всегда есть какие то риски, но тем не менее, аудит всегда идёт более качественно когда кадры ответственно подходят к своей работе, не приходится распыляться на базовые вещи. Редкость, к сожалению, по нашей практике.

Даже на входе провели вводный инструктаж с реальной проверкой полученных знаний, причём с применением рабочей станции. Производство, это производство, это вам не "хухры мухры" :-)

Хоть город встретил нас пасмурной погодой и дождём, погулять все же чуть удалось.

УСПЕШНАЯ ПРАКТИКА. Аудит кадровой документации.
Цель: оптимизация кадрового документооборота.

Общие сведения:
Производственная компания. Численность - 2 000 чел.
В компании реализуется проект по оптимизации административных процедур.
Электронный документооборот с применением электронных подписей не применяется, хотя частично взаимодействие с работниками через информационную систему компании осуществляется. Переход на КЭДО планируется не ранее 2025 года.
Уровень рисков с точки зрения трудовых конфликтов и проверок – средний (есть текущие трудовые споры -2, потенциально риски проверки в 2025).

Задача:
• Провести аудит существующей системы кадровой документации.
• Разработать план оптимизации (сокращения) количества кадровой документации (пока без (применения КЭДО в полном объеме).
• Оптимизированная система кадровых документов должна защищать правовые риски компании.
Анализ (результаты аудита):

Проведенный анализ существующей системы кадровой документации показал, что:
• Количество кадровых документов, оформляемых в бумажном виде – более 150 документов, потенциал сокращения количества бумажных документов с учетом специфики компании до 35 документов (77%),
• Формы используемых кадровых документов могут быть оптимизированы, есть возможности исключения избыточных согласований и ознакомлений,
• По кадровым документам, обязательным по законодательству выявлены нарушения, которые несут значительные правовые риски для компании,
• Ряд кадровых процессов могут быть переведены с систему электронного взаимодействия без применения электронных подписей (до 30 применяемых на дату аудита бумажных документов).

Решение:
1. Разделение всех кадровых документов на:
• Документы, которые пока остаются в бумажном виде – 35 видов,
• Документы, которые переводятся в форму электронных сообщений с применением корпоративной информационной системы – 20 видов,
• Исключение из кадрового документооборота – 95 видов.
2. Провести совещания-обсуждения с:
• Финансовым блоком,
• Юридическим отделом,
• ИТ отделом.
3. Скорректировать часть применяемых типовых форм документов.
4. Устранить нарушения трудового законодательства при оформлении кадровых документов.

Итоговый результат:
1. План корректировок системы кадрового делопроизводства.
2. Скорректированные формы трудового договора и локальных актов, в которых были выявлены нарушения.
3. Совместно с бухгалтерией и юридической службой был разработан план перехода на оптимизированный документооборот.
4. Разработаны документы:
• Изменения учетной политики по применяемым типовым формам документов,
• Инструкция по оптимизированному кадровому документообороту,
• Положение об электронном взаимодействии.