Секреты продуктивных встреч
Я уже 17 лет провожу встречи, 10 лет как погрузился в фасилитацию, провел порядка 10 тысяч встреч и вот какие основные элементы для себя выделяю.
Первое — спонсор.
Для проведения любой большой встречи должен быть заинтересованный человек. Тот, кто понимает, зачем мы вообще собрались. Он должен сказать, чего ждёт от встречи, но чем она закончится — это зона ответственности фасилитатора.
Второе — цель.
Здесь самое главное — результат. Это могут быть новые действия или изменения.
Есть две разных штуки: output и outcome.
Output — это просто список задач. Например, «сгенерировать три задачи для улучшения процесса» — плохая цель.
Outcome — это бизнес-результат или влияние на него. Например, он может звучать так: «Придумать три гипотезы, как повысить конверсию на пять пунктов».
Мы берём спонсора, спрашиваем, какой бизнес-цели он хочет достичь, и формируем из неё цель встречи. Если же цели нет, то встречу можно не проводить.
Третье — состав участников.
Тут всё зависит от типа встречи.
Если она для принятия конкретного решения, то нам нужно понять, какой кворум собрать: кого затронет это решение, на кого оно повлияет и так далее. Возможно, в этом процессе нам понадобятся люди с экспертизой по конкретной теме — те, кто сможет подсказать решение по сложному вопросу.
Если встреча планируется просто для информирования, то тут совсем другая история и кворум не нужен. Здесь важен формат этого самого информирования.
Четвёртое — планирование и время.
Определяем то количество времени, которое нам нужно, чтобы достичь цели встречи, и уже после этого продумываем план.
План я рекомендую разбивать на логичные шаги по 10–15 минут, каждый из которых вытекает из предыдущего. Всем участникам на каждом этапе должно быть понятно, что мы делаем и как это приближает нас к цели.
Отдельно скажу про онлайн. Здесь всегда сложнее. Люди больше устают, нужны более короткие циклы и больше отдыха. Если встреча длится больше часа, обязательно делайте перерыв.
Сложные темы лучше не ставить в конец встречи — у людей тупо кончается глюкоза в крови.
В онлайне вы конкурируете за внимание с другими чатами, работой, людьми в помещении. Какими бы сознательными ни были люди, они всё равно будут отвлекаться. Поэтому лаконичность — наш друг. Используйте короткие сегменты, рассказы или задания. Если не получается, пробуйте разбить на маленькие куски по 5–7–10 минут.
Если вы не смогли понять, для кого встреча, какая у неё цель или не собрали кворум, лучше её перенести или отменить вовсе. Не тратьте своё и чужое время попусту.
А какие у вас есть лайфхаки и правила проведения встреч? 👇
Я уже 17 лет провожу встречи, 10 лет как погрузился в фасилитацию, провел порядка 10 тысяч встреч и вот какие основные элементы для себя выделяю.
Первое — спонсор.
Для проведения любой большой встречи должен быть заинтересованный человек. Тот, кто понимает, зачем мы вообще собрались. Он должен сказать, чего ждёт от встречи, но чем она закончится — это зона ответственности фасилитатора.
Второе — цель.
Здесь самое главное — результат. Это могут быть новые действия или изменения.
Есть две разных штуки: output и outcome.
Output — это просто список задач. Например, «сгенерировать три задачи для улучшения процесса» — плохая цель.
Outcome — это бизнес-результат или влияние на него. Например, он может звучать так: «Придумать три гипотезы, как повысить конверсию на пять пунктов».
Мы берём спонсора, спрашиваем, какой бизнес-цели он хочет достичь, и формируем из неё цель встречи. Если же цели нет, то встречу можно не проводить.
Третье — состав участников.
Тут всё зависит от типа встречи.
Если она для принятия конкретного решения, то нам нужно понять, какой кворум собрать: кого затронет это решение, на кого оно повлияет и так далее. Возможно, в этом процессе нам понадобятся люди с экспертизой по конкретной теме — те, кто сможет подсказать решение по сложному вопросу.
Если встреча планируется просто для информирования, то тут совсем другая история и кворум не нужен. Здесь важен формат этого самого информирования.
Четвёртое — планирование и время.
Определяем то количество времени, которое нам нужно, чтобы достичь цели встречи, и уже после этого продумываем план.
План я рекомендую разбивать на логичные шаги по 10–15 минут, каждый из которых вытекает из предыдущего. Всем участникам на каждом этапе должно быть понятно, что мы делаем и как это приближает нас к цели.
Отдельно скажу про онлайн. Здесь всегда сложнее. Люди больше устают, нужны более короткие циклы и больше отдыха. Если встреча длится больше часа, обязательно делайте перерыв.
Сложные темы лучше не ставить в конец встречи — у людей тупо кончается глюкоза в крови.
В онлайне вы конкурируете за внимание с другими чатами, работой, людьми в помещении. Какими бы сознательными ни были люди, они всё равно будут отвлекаться. Поэтому лаконичность — наш друг. Используйте короткие сегменты, рассказы или задания. Если не получается, пробуйте разбить на маленькие куски по 5–7–10 минут.
Если вы не смогли понять, для кого встреча, какая у неё цель или не собрали кворум, лучше её перенести или отменить вовсе. Не тратьте своё и чужое время попусту.
А какие у вас есть лайфхаки и правила проведения встреч? 👇