Как сделать так, чтобы бизнес не зависел от одного финансового руководителя?
Первое и главное - разделить полномочия и финансовые процессы.
В компании не должно быть ситуации, когда один человек одновременно контролирует электронную цифровую подпись, имеет доступ к банковским операциям и кассе, формирует управленческую отчетность, отвечает за бухгалтерию и при этом принимает финансовые решения.
Чем больше функций сосредоточено в одних руках, тем выше операционный риск для бизнеса. Поэтому финансовый контур необходимо разделять.
Например, платежами могут заниматься два сотрудника, чтобы обеспечить взаимозаменяемость. Доступ к ЭЦП должен быть ограничен и находиться у определенных сотрудников. Доступ к кассе - у ответственного кассира.
При этом важно не совмещать критические функции в одном лице: сотрудник с доступом к ЭЦП не должен одновременно быть кассиром; бухгалтер и специалист по расчету заработной платы не должны совмещаться с функцией кассира.
Логика здесь простая: если все процессы сосредоточены у одного человека, бизнес становится зависим от его решений и добросовестности. Если функции распределены между несколькими сотрудниками, для проведения потенциально рискованной операции требуется взаимодействие нескольких людей. Это существенно снижает вероятность злоупотреблений и ошибок.
Вторая задача - отделить функцию финансового директора от операционной работы.
Финансовый директор должен заниматься тем, ради чего эта позиция существует: контролем, финансовым планированием, анализом, принятием решений и подготовкой рекомендаций для собственника и руководства.
А операционные процессы - сбор первичных данных, подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности, формирование управленческой отчетности, проведение платежей и другие регулярные задачи - должны быть распределены между профильными специалистами.
Таким образом финансовый директор не становится единственной точкой, через которую проходит вся финансовая информация компании.
Так же важную роль начинает играть взаимозаменяемость.
Если один сотрудник уходит в отпуск, болеет или покидает компанию, процесс не тормозиться. Когда есть понятные регламенты, доступы, зоны ответственности и сотрудники, которые могут подхватить его функции - это правильно!
По сути, задача собственника - построить такую финансовую систему, в которой уход конкретного человека не означает потерю контроля над бизнесом.
Хорошая система управления - та, в которой процессы работают независимо от конкретного человека, а ключевые решения остаются там, где им и положено быть, - на уровне финансового управления и собственника.
Первое и главное - разделить полномочия и финансовые процессы.
В компании не должно быть ситуации, когда один человек одновременно контролирует электронную цифровую подпись, имеет доступ к банковским операциям и кассе, формирует управленческую отчетность, отвечает за бухгалтерию и при этом принимает финансовые решения.
Чем больше функций сосредоточено в одних руках, тем выше операционный риск для бизнеса. Поэтому финансовый контур необходимо разделять.
Например, платежами могут заниматься два сотрудника, чтобы обеспечить взаимозаменяемость. Доступ к ЭЦП должен быть ограничен и находиться у определенных сотрудников. Доступ к кассе - у ответственного кассира.
При этом важно не совмещать критические функции в одном лице: сотрудник с доступом к ЭЦП не должен одновременно быть кассиром; бухгалтер и специалист по расчету заработной платы не должны совмещаться с функцией кассира.
Логика здесь простая: если все процессы сосредоточены у одного человека, бизнес становится зависим от его решений и добросовестности. Если функции распределены между несколькими сотрудниками, для проведения потенциально рискованной операции требуется взаимодействие нескольких людей. Это существенно снижает вероятность злоупотреблений и ошибок.
Вторая задача - отделить функцию финансового директора от операционной работы.
Финансовый директор должен заниматься тем, ради чего эта позиция существует: контролем, финансовым планированием, анализом, принятием решений и подготовкой рекомендаций для собственника и руководства.
А операционные процессы - сбор первичных данных, подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности, формирование управленческой отчетности, проведение платежей и другие регулярные задачи - должны быть распределены между профильными специалистами.
Таким образом финансовый директор не становится единственной точкой, через которую проходит вся финансовая информация компании.
Так же важную роль начинает играть взаимозаменяемость.
Если один сотрудник уходит в отпуск, болеет или покидает компанию, процесс не тормозиться. Когда есть понятные регламенты, доступы, зоны ответственности и сотрудники, которые могут подхватить его функции - это правильно!
По сути, задача собственника - построить такую финансовую систему, в которой уход конкретного человека не означает потерю контроля над бизнесом.
Хорошая система управления - та, в которой процессы работают независимо от конкретного человека, а ключевые решения остаются там, где им и положено быть, - на уровне финансового управления и собственника.