💼💼💼
Кейс: как я организовала учёт на плоских таблицах, который проработал 11 лет.
Работаем на google-таблицах, никакие персональные данные туда не заносим. 1 город - 1 таблица.
1⃣ Создаем справочник статей так, чтобы в нем было соответствие статей ОДДС статьям ОПиУ и было понятно, что каких-то статей в ОДДС нет, а в ОПиУ есть или наоборот.
2⃣ Создаем плоскую таблицу, которую заполняет администратор в каждом городе ежедневно, в момент принятия денег. Продумываем, какие поля необходимы для сверок и построения отчетов.
3⃣ Обучаем администратора заполнять плоскую таблицу. Описываем регламент, инструкцию, план адаптации так, чтобы любой новый человек вник в эту работу за 2-3 дня.
4⃣ Организуем процесс. Администратор принимает наличную и безналичную оплату. Фиксирует все необходимые признаки в плоской таблице.
5⃣ Пишем скрипт, который подтягивает данные из справочника для работы сквозных списков. Это упростит и ускорит его работу, снизит вероятность ошибки.
6⃣ Администратор разносит и поступления, и списания. При этом необходимо организовать дополнительную проверку разнесения со стороны ответственного подразделения. В Google-таблицах это просто сделать.
7⃣ Администратор производит ежедневную сверку остатков по всем кошелькам, по р/с и по кассе. Для этого строим сводную таблицу.
8⃣ Так мы получаем базу для построения ОДДС и частично для ОПиУ.
9⃣ Объединяем плоские таблицы всех городов в одну плоскую таблицу. Получаем консолидированный ОДДС по всей сети.
💟 Для контроля этапов оказания услуги заводим другую плоскую таблицу. Она содержит признаки, необходимые для оценки эффективности работы производства: какие этапы, по каким услугам выполнены, на какую сумму, когда.
💟 Обязательно в таблице из п.9 должны быть идентификаторы, которые позволят сопоставить данные между этой таблицей и таблицей администаратора. Это могут быть: номер договора, номер клиента, статья.
💟 Обучаем сотрудников заполнять эти таблицы регулярно, в режиме реального времени.
💟 В отдельную базу объединяем таблицу администратора и таблицу по оказанию услуг. Так получаем базу для формирования ОПиУ.
💟 Из этой же базы формируем отчеты по работе «производства» и оценке его эффективности.
💟 Все отчеты формируются один раз, в основном на сводных. Это делает систему гибкой и прозрачной 😍.
Таким образом мы получаем систему, в которой данные фиксируются в месте их возникновения, т.е в подразделениях. Моя практика показывает, что это самое оптимальное решение.
➡️ Финансист в этой системе выполняет контролирующую функцию. Он проверяет своевременность и корректность сбора данных, как они ложатся в отчеты. Он не собирает данные руками. Это позволяет ему сфокусироваться на умственной, а не технической работе.
👆Как выглядит похожая система я показывала на эфире «Формулы, сводные таблицы, макросы и скрипты в Excel и Google-таблицах», купить его запись можно по этой ссылке.
На эфире весь фокус был на те моменты, которые реально влияют на качество работы финансистов. Сейчас, несмотря на цифровизацию, ручной навык работы с данными приобретает особую ценность.
#кейсы #Автоматизация #УправленческийУчет
Кейс: как я организовала учёт на плоских таблицах, который проработал 11 лет.
Компания занимается оказанием услуг физическим лицам, имеет сеть филиалов в разных городах. Нишу и наименование компании не могу указать, NDA.
Работаем на google-таблицах, никакие персональные данные туда не заносим. 1 город - 1 таблица.
1⃣ Создаем справочник статей так, чтобы в нем было соответствие статей ОДДС статьям ОПиУ и было понятно, что каких-то статей в ОДДС нет, а в ОПиУ есть или наоборот.
2⃣ Создаем плоскую таблицу, которую заполняет администратор в каждом городе ежедневно, в момент принятия денег. Продумываем, какие поля необходимы для сверок и построения отчетов.
3⃣ Обучаем администратора заполнять плоскую таблицу. Описываем регламент, инструкцию, план адаптации так, чтобы любой новый человек вник в эту работу за 2-3 дня.
4⃣ Организуем процесс. Администратор принимает наличную и безналичную оплату. Фиксирует все необходимые признаки в плоской таблице.
5⃣ Пишем скрипт, который подтягивает данные из справочника для работы сквозных списков. Это упростит и ускорит его работу, снизит вероятность ошибки.
6⃣ Администратор разносит и поступления, и списания. При этом необходимо организовать дополнительную проверку разнесения со стороны ответственного подразделения. В Google-таблицах это просто сделать.
7⃣ Администратор производит ежедневную сверку остатков по всем кошелькам, по р/с и по кассе. Для этого строим сводную таблицу.
8⃣ Так мы получаем базу для построения ОДДС и частично для ОПиУ.
9⃣ Объединяем плоские таблицы всех городов в одну плоскую таблицу. Получаем консолидированный ОДДС по всей сети.
💟 Для контроля этапов оказания услуги заводим другую плоскую таблицу. Она содержит признаки, необходимые для оценки эффективности работы производства: какие этапы, по каким услугам выполнены, на какую сумму, когда.
💟 Обязательно в таблице из п.9 должны быть идентификаторы, которые позволят сопоставить данные между этой таблицей и таблицей администаратора. Это могут быть: номер договора, номер клиента, статья.
💟 Обучаем сотрудников заполнять эти таблицы регулярно, в режиме реального времени.
💟 В отдельную базу объединяем таблицу администратора и таблицу по оказанию услуг. Так получаем базу для формирования ОПиУ.
💟 Из этой же базы формируем отчеты по работе «производства» и оценке его эффективности.
💟 Все отчеты формируются один раз, в основном на сводных. Это делает систему гибкой и прозрачной 😍.
Таким образом мы получаем систему, в которой данные фиксируются в месте их возникновения, т.е в подразделениях. Моя практика показывает, что это самое оптимальное решение.
➡️ Финансист в этой системе выполняет контролирующую функцию. Он проверяет своевременность и корректность сбора данных, как они ложатся в отчеты. Он не собирает данные руками. Это позволяет ему сфокусироваться на умственной, а не технической работе.
👆Как выглядит похожая система я показывала на эфире «Формулы, сводные таблицы, макросы и скрипты в Excel и Google-таблицах», купить его запись можно по этой ссылке.
На эфире весь фокус был на те моменты, которые реально влияют на качество работы финансистов. Сейчас, несмотря на цифровизацию, ручной навык работы с данными приобретает особую ценность.
#кейсы #Автоматизация #УправленческийУчет