5 ошибок при составлении бюджета

Коллеги, в этом посте собрала пять ошибок при составлении бюджета, которые я чаще всего вижу у наших учеников и в компаниях, куда прихожу финансовым директором. Это ошибки, в результате которых бюджет не становится инструментом управления, а остается простой таблицей, с которой рабоатет только финансист.

Ошибка 1. Бюджет считают от прошлогоднего факта с применением различных коэффициентами.
Взяли расходы прошлого года, умножили на индекс цен и на рост объёмов, план готов. По такому плану видно, сколько заложено на топливо, и не видно, из чего сумма сложилась. Когда факт поп родажам начинает отклоняться от плана, статьи расходов пересчитываются руками, потому что связи между ними и продажами в бюджете нет.

Как можно это исправить: каждую переменную статью считать через изменяемые параметры. Например, топливо это цена литра х расход на километр х пробег. Меняется пробег, пересчитывается весь расход на топливо.

Ошибка 2. Бюджет собирают руками из разрозненных таблиц.
Продажи присылают один файл, производство другой, склад третий, и финансист долго сводит их в одну таблицу. Наши ученики пишут об этом в анкетах: «таблица таблицу погоняет», «годовой бюджет ни разу не удалось сдать в намеченный срок». Пока сводили, данные устарели, изменились вводные данные,а пересобирать долго и очень не хочется.

Как можно это исправить: один источник данных, учётная система, и сборка, настроенная один раз, которая обновляется по кнопке при измененеи входящих параметров.

Ошибка 3. У цифр в бюджете нет хозяев.
Бюджет утверждён, собственником. Но когда, мы видим превышение нормы расхода топливо, нет ответа на вопрос «кто отвечает за расход топлива на километр?». Такой бюджет остаётся личной таблицей финансиста, подразделения его не исполняют, потому что не считают своим, они не принимали ответственность за показатели в бюджете.

Как можно это исправить: Ставить планы не в суммовых выражениях, а в натруальных показателях, которые понятны подразделениям. У каждого такого показателя должен быть один владелец, который может на него повлиять своими решениями, и премия владельца привязана к этому показателю. За цену литра начальник цеха не отвечает, за расход на километр отвечает.

Ошибка 4. Один сценарий развития событий.
Весь бюджет расходов сложен под один план продаж. Взаимосвязай ежду показателями нет. На практике, при падении продаж очень тяжело выдержать план по прибыли, потому что расходы не снижаются пропорционально падению продаж.

Как можно это исправить: разделить расходы на те, которые зависят от объёмов продаж (через драйверы), и те, которые не зависят от объяема. Посчитать бюджет хотя бы на два сценария. Тогда на вопрос собственника «а что если продажи упадут на 15%», вы сможете отвечать сиюминутно.

Ошибка 5. Бюджет защищают в виде таблицы.
На защиту приносят рабочий файл, собственник и руководители пожразделений смотрят на большую таблицу, в которой сложно разобраться и понять полную картину. Это порождает массу вопросов и снижает уверенность в рассчитанном плане. Подразделениям сложно брать ответственость за то, что они ен понимают, собственник часто не уверен до конца, что такой план развития компании совпадает с его стратегическим видением.

Как можно это исправить: Подготовить на презентацию бюджета интерактивную модель с помощью нейросетей, в которой параметры можно поменять при собственнике и сразу увидеть их влияние на прибыль и чистый денежный поток. Защита бюджета это переговоры: у продаж свой интерес, у производства свой, задача выйти на решение, которое примут все.

Я записала 20-минутное видео, в котором на примере одного подразделения в Excel показываю, как эти ошибки выглядят на реальном отчёте. И в этом же документе я построила схему бюджета этого отдела уже без этих ошибок - по принципу, который позволяет исключить все пять проблем.

Если хотите посмотреть видео и получить схему в Excel, напишите кодовое слово 5 ОШИБОК
💬 в Telegram
💬 в MAX