Дозвонились до меня сегодня и в Турции... С вопросом:

❓️Водитель заправил личный автомобиль по топливной карте организации. Нужен ли чек ККТ, если он вернул деньгами стоимость бензина?

Ситуация: топливная карта оформлена на организацию. Водитель заправил по ней личный автомобиль, после чего возместил работодателю стоимость бензина — внес деньги или согласился на удержание из зарплаты.

На мой взгляд, ККТ в такой ситуации применять не нужно, если считать это компенсацией нанесённого ущерба.

Фактически организация не продавала работнику бензин. Работник возмещает работодателю фактически понесенные расходы либо причиненный ущерб.
А возмещение ущерба или затрат не является расчетом за товары, работы или услуги для целей Закона № 54-ФЗ.

Самовольная или ошибочная заправка личного автомобиля
→ работодатель оплатил чужие личные расходы
→ сотрудник возмещает ущерб
→ реализации нет
→ чек ККТ не формируется.
Это соответствует подходу ФНС, изложенному в письме от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@: если из зарплаты удерживают сумму в счет компенсации затрат или ущерба работодателя, ККТ не применяется.

📌 Как лучше оформить
Чтобы операция не выглядела как продажа топлива работнику, рекомендую подготовить:
— служебную записку или акт об использовании топливной карты в личных целях;
— объяснительную водителя;
— расчет стоимости бензина по отчету топливной компании;
— заявление сотрудника о добровольном возмещении суммы или удержании ее из зарплаты;
— приказ работодателя, если производится удержание.
В документах лучше использовать формулировку:
«Возмещение расходов организации в связи с использованием корпоративной топливной карты в личных целях».
Не стоит писать: «продажа бензина сотруднику» или «оплата бензина».

⚠️ Когда ККТ может понадобиться

Если работодатель заранее разрешает сотрудникам регулярно заправлять личные автомобили по корпоративным топливным картам, а затем удерживает стоимость топлива из зарплаты, такая схема уже может быть расценена как реализация бензина работникам.
Тогда потребуется применять ККТ.

Если стоимость такой покупки удерживают из зарплаты, чеки формируются так:

➡️При передаче бензина — чек «Приход» с признаком способа расчета «Передача в кредит».
➡️При удержании денег из зарплаты — чек «Приход» с признаком «Оплата кредита» на сумму удержания

Итого:
✅ разовая ошибочная или самовольная заправка с возмещением ущерба — без ККТ;
❌ систематическая передача топлива сотрудникам за плату — ККТ нужна.