Как запустить проект: 5 договорённостей на стартовом совещании

На встрече все согласились. Через две недели выяснилось:

один ждёт данные, другой - решения директора, третий вообще не понял, что задача уже у него

Поэтому при запуске проекта я предлагаю пройти пять вопросов и зафиксировать ответы вместе с рабочей группой.

Если пришли из моего видео на YouTube - здесь основа для вашей установочной встречи. Сохраните пост и используйте как повестку.

1️⃣ Какой результат получаем
Обсудите:
- зачем компании этот проект;
- что конкретно должно измениться и как проверим результат;
- что входит в проект, а что остаётся за его границами;
- какие нужны сроки, бюджет и время участников;
- какой у проекта приоритет относительно других проектов и операционки.

На выходе: согласованное описание результата, границ и критериев приёмки. Понятно, кто принимает итог работы.

2️⃣ Кто за что отвечает
Определите, кто отвечает за результат, кто выполняет работу, кто принимает решения, с кем нужно согласовывать действия и кого информировать.
Используйте матрицу ответственности - RACI или принятую в команде модель ОРИУМ. Сначала договоритесь о значении ролей.

На выходе: заполненная матрица. Каждый подтвердил свою ответственность, понимает полномочия и необходимые ресурсы.

3️⃣ Что делаем в ближайшие недели
Сначала обозначьте общую дорожную карту проекта. Затем подробно распишите первые три недели.
Для каждой задачи укажите: какой результат должен появиться → кто отвечает → к какому сроку → что нужно для выполнения.
Например, вместо «изучить процесс» - «к пятнице разобрать десять завершённых заказов и показать основные причины задержек».

Проект может длиться два, шесть и более месяцев. Три недели - ближайший подробно спланированный период. На третьей неделе разбираем результаты и составляем план на следующие три.

4️⃣ Как взаимодействуем
Договоритесь:
- когда встречаемся и какие вопросы решаем;
- где находятся актуальные задачи и документы;
- где фиксируем принятые решения;
- кому и когда сообщаем о препятствиях;
- кто помогает, если рабочая группа не может решить вопрос самостоятельно.

На выходе: понятный порядок коммуникаций, доступ к материалам и следующая встреча в календаре.

5️⃣ Как ведём себя в совместной работе
Переведите ценности в конкретные правила.
Например:
- о риске срыва срока сообщаем заранее;
- разногласия обсуждаем на фактах;
- изменения договорённостей фиксируем;
- оцениваем общий результат проекта.

На выходе: несколько правил, с которыми согласны участники и к которым можно возвращаться при затруднениях.

Как использовать
До встречи отправьте участникам описание проекта и попросите подготовить вопросы и ограничения. На встрече последовательно заполните пять блоков.
В конце каждый отвечает:

Что я делаю дальше? Какой результат и к какому сроку должен получить? Что мне для этого нужно?
Открытые вопросы тоже фиксируйте - с ответственным и сроком решения.
Эта основа пригодится и для уже запущенного проекта, если команда начала буксовать.

Сохраните пост и отправьте рабочей группе перед ближайшей встречей. Подписывайтесь на канал - здесь разбираем, как связывать стратегию, команду и выполнение решений.

Видеообзор:
Ютюб

—-
Если нужна помощь с запуском или перезапуском проекта — пишите в личные сообщения.