Сценарий управления персональными данными при приёме на работу. Часть 3
Приветствую, коллеги
Вот и настал момент, ради которого мы выстраивали весь процесс: первый рабочий день и старт онбординга. Позади пребординг и подписание трудового договора. Сегодня разберём, как завершается оформление и начинается реальная адаптация новичка — с точки зрения безопасной обработки персональных данных.
🚨 Триггер: сотрудник физически или удалённо приступил к работе. С этого момента всё, что было подготовлено, переходит в активную фазу: учётные записи оживают, доступы открываются, документы подписываются.
Онбординг — это не один день, а весь период адаптации. Но именно в первый день происходит множество действий с ПДн, и здесь легко допустить ошибку. Давайте пройдёмся по отделам.
Кто участвует в адаптации?
🔹 Служба управления персоналом (HR)
🔹 Наставник
🔹 ИТ-отдел / Служба ИБ
🔹 Охрана труда
🔹 АХО / Служба безопасности
🔹 Руководитель подразделения
📂 Служба управления персоналом - завершает оформление и запускает программу адаптации, в которой сразу несколько точек касания с ПДн:
Выдаётся экземпляр трудового договора на руки.
Новичок расписывается в плане задач на период испытания (если он установлен условиями ТД).
При необходимости проводится первое обучение по защите ПДн (в форме памятки или краткого инструктажа), если оно не было проведено на этапе подписания ТД.
Все собранные и оформленные при приеме на работу документы помещаются в личное дело (если оно формируется) или в выделенные по назначению и срокам хранения отдельные дела , и с этого момента начинают действовать правила архивного хранения: номенклатура дел, описи, ЭК, акты уничтожения дел. Важно, чтобы доступ к личному делу был только у уполномоченных лиц.
Кадровик оформляет план адаптации, оценочные листы, графики встреч. В них могут фигурировать ФИО, должность, результаты — всё это ПДн, и храниться они должны в защищённом виде.
Назначается наставник (если в компании есть система наставничества). Наставник получает минимум информации о новичке: ФИО, должность, подразделение, перечень задач на период адаптации. Он, как и любой сотрудник, имеющий доступ к ПДн, должен подписать обязательство о неразглашении и пройти инструктаж по защите информации.
👤 Наставник
Наставник — ключевая фигура онбординга. Он работает с новичком ежедневно, видит его сильные и слабые стороны, даёт обратную связь. Но доступа к личным и конфиденциальным данным новичка у него нет.
Что фиксирует наставник: результаты выполнения задач, комментарии к адаптационному плану, рекомендации. Эти записи содержат ПДн (как минимум — ФИО и оценки) и должны храниться в папке с ограниченным доступом, в идеале — в электронной системе с разграничением прав.
Обратная связь руководителю: наставник может устно или письменно докладывать о ходе адаптации. Если составляется письменный отзыв, он также защищается. По окончании наставничества такие документы передаются отдел персонала для приобщения к личному делу работника или архивному хранению в специально выделенное дело по этому процессу.
продолжение⤵️
Приветствую, коллеги
Вот и настал момент, ради которого мы выстраивали весь процесс: первый рабочий день и старт онбординга. Позади пребординг и подписание трудового договора. Сегодня разберём, как завершается оформление и начинается реальная адаптация новичка — с точки зрения безопасной обработки персональных данных.
🚨 Триггер: сотрудник физически или удалённо приступил к работе. С этого момента всё, что было подготовлено, переходит в активную фазу: учётные записи оживают, доступы открываются, документы подписываются.
Онбординг — это не один день, а весь период адаптации. Но именно в первый день происходит множество действий с ПДн, и здесь легко допустить ошибку. Давайте пройдёмся по отделам.
Кто участвует в адаптации?
🔹 Служба управления персоналом (HR)
🔹 Наставник
🔹 ИТ-отдел / Служба ИБ
🔹 Охрана труда
🔹 АХО / Служба безопасности
🔹 Руководитель подразделения
📂 Служба управления персоналом - завершает оформление и запускает программу адаптации, в которой сразу несколько точек касания с ПДн:
Выдаётся экземпляр трудового договора на руки.
Новичок расписывается в плане задач на период испытания (если он установлен условиями ТД).
При необходимости проводится первое обучение по защите ПДн (в форме памятки или краткого инструктажа), если оно не было проведено на этапе подписания ТД.
Все собранные и оформленные при приеме на работу документы помещаются в личное дело (если оно формируется) или в выделенные по назначению и срокам хранения отдельные дела , и с этого момента начинают действовать правила архивного хранения: номенклатура дел, описи, ЭК, акты уничтожения дел. Важно, чтобы доступ к личному делу был только у уполномоченных лиц.
Кадровик оформляет план адаптации, оценочные листы, графики встреч. В них могут фигурировать ФИО, должность, результаты — всё это ПДн, и храниться они должны в защищённом виде.
Назначается наставник (если в компании есть система наставничества). Наставник получает минимум информации о новичке: ФИО, должность, подразделение, перечень задач на период адаптации. Он, как и любой сотрудник, имеющий доступ к ПДн, должен подписать обязательство о неразглашении и пройти инструктаж по защите информации.
👤 Наставник
Наставник — ключевая фигура онбординга. Он работает с новичком ежедневно, видит его сильные и слабые стороны, даёт обратную связь. Но доступа к личным и конфиденциальным данным новичка у него нет.
Что фиксирует наставник: результаты выполнения задач, комментарии к адаптационному плану, рекомендации. Эти записи содержат ПДн (как минимум — ФИО и оценки) и должны храниться в папке с ограниченным доступом, в идеале — в электронной системе с разграничением прав.
Обратная связь руководителю: наставник может устно или письменно докладывать о ходе адаптации. Если составляется письменный отзыв, он также защищается. По окончании наставничества такие документы передаются отдел персонала для приобщения к личному делу работника или архивному хранению в специально выделенное дело по этому процессу.
продолжение⤵️