Коллеги и подписчики, мы часто встречаемся с вопросом - зачем что-то улучшить в работе сметчика? Хочется обсудить как оценить эффект от автоматизации сметного отдела и как подойти к этой задаче? 📊
Автоматизацию для сметчиков в любой компании часто оценивают по простому показателю: сколько времени сметчик тратил на работу раньше и сколько тратит теперь (после каких-либо изменений).
Но для реальной оценки этого недостаточно. Если специалист стал быстрее формировать смету, но данные по прежнему хранятся безсистемно, смежные специалисты перепроверяют одни и те же документы и исправляют ошибки, то значительная часть эффекта нивелируется.
Поэтому оценивать автоматизацию околосметных процессов лучше сразу по нескольким показателям:
1. Трудозатраты - это, конечно, ключевое.
Измеряем время на ключевые операции: подготовку и проверку локальных смет; зачастую - сверку с ВОРами; актуализацию цен; обработку КАЦ; применение условий; подготовку актов; проверку и корректировку документации; перенос данных между системами.
Сравнивать нужно одинаковые по сложности задачи до и после внедрения. Например, если подготовка определенного комплекта документации занимала 20 часов, а после автоматизации 12, экономия составляет 8 часов на один цикл.
2. Количество операций - может уменьшить количество переключений данных между отделами.
Один из недооцененных показателей. Например: до автоматизации: ТКП → ручной перенос в таблицу → проверка → перенос в сметную программу → корректировка.
После: ТКП → автоматическое извлечение данных → проверка специалистом → передача в сметную систему.
3. Количество ошибок и переделок - уже сегодня многое можно отдать машине.
Можно отдельно отслеживать и улучшать: количество ошибок при вводе данных; количество возвратов на доработку; замечания при внутренней проверке; случаи повторного формирования документации. Иногда сокращение количества переделок дает больший эффект, чем экономия времени на одном заполнении.
При обработке данных - часть анализа проводит система, а не человек. Большой прорыв тут достигается и при оцифровке договорных условий (зачастую взаимоотношения подрядчик-заказчик не ограничиваются заключенным договором, но ещё и включают в себя сотни сообщений переписки, уникальных исключений и допусков в документации, это всё анализирует система, а не человек).
4. Срок прохождения процесса согласования - жесткий контроль сроков и дисциплины.
Если процесс согласования сметного документа не прослеживаемый, то и оценить время сложно. Срок любого согласования уже влияет на сроки всего проекта.
Особенно для процессов, где участвуют несколько подразделений: сметчики, ПТО, подрядчики, проектировщики, финансовая служба. А что происходит с высвободившимся временем?
Допустим, автоматизация освободила 200 часов сметчиков в месяц это не равно тому, что компания получила экономию в размере стоимости этих 200 часов.
Автоматизацию для сметчиков в любой компании часто оценивают по простому показателю: сколько времени сметчик тратил на работу раньше и сколько тратит теперь (после каких-либо изменений).
Но для реальной оценки этого недостаточно. Если специалист стал быстрее формировать смету, но данные по прежнему хранятся безсистемно, смежные специалисты перепроверяют одни и те же документы и исправляют ошибки, то значительная часть эффекта нивелируется.
Поэтому оценивать автоматизацию околосметных процессов лучше сразу по нескольким показателям:
1. Трудозатраты - это, конечно, ключевое.
Измеряем время на ключевые операции: подготовку и проверку локальных смет; зачастую - сверку с ВОРами; актуализацию цен; обработку КАЦ; применение условий; подготовку актов; проверку и корректировку документации; перенос данных между системами.
Сравнивать нужно одинаковые по сложности задачи до и после внедрения. Например, если подготовка определенного комплекта документации занимала 20 часов, а после автоматизации 12, экономия составляет 8 часов на один цикл.
2. Количество операций - может уменьшить количество переключений данных между отделами.
Один из недооцененных показателей. Например: до автоматизации: ТКП → ручной перенос в таблицу → проверка → перенос в сметную программу → корректировка.
После: ТКП → автоматическое извлечение данных → проверка специалистом → передача в сметную систему.
3. Количество ошибок и переделок - уже сегодня многое можно отдать машине.
Можно отдельно отслеживать и улучшать: количество ошибок при вводе данных; количество возвратов на доработку; замечания при внутренней проверке; случаи повторного формирования документации. Иногда сокращение количества переделок дает больший эффект, чем экономия времени на одном заполнении.
При обработке данных - часть анализа проводит система, а не человек. Большой прорыв тут достигается и при оцифровке договорных условий (зачастую взаимоотношения подрядчик-заказчик не ограничиваются заключенным договором, но ещё и включают в себя сотни сообщений переписки, уникальных исключений и допусков в документации, это всё анализирует система, а не человек).
4. Срок прохождения процесса согласования - жесткий контроль сроков и дисциплины.
Если процесс согласования сметного документа не прослеживаемый, то и оценить время сложно. Срок любого согласования уже влияет на сроки всего проекта.
Особенно для процессов, где участвуют несколько подразделений: сметчики, ПТО, подрядчики, проектировщики, финансовая служба. А что происходит с высвободившимся временем?
Допустим, автоматизация освободила 200 часов сметчиков в месяц это не равно тому, что компания получила экономию в размере стоимости этих 200 часов.