Андрей Шешенин | Ивент Университет

Как часто бывает, что мы заранее знаем результат своих усилий? Точнее, говоря так, мы уверены, что ничего не получится, ничего не делаем и… Разумеется ничего не получается. А если бы мы попробовали? Если бы приложили самый максимум усилий? Вышло бы? Никто не знает.

А вот и нет. Знает. Причем для того, чтобы это знать, не нужно быть умнее нас или опытнее. Всё что нужно, смотреть на вопрос с другого ракурса.
Вот вам пример. Переписка с одной из студенток Ивент Университета у которой за плечами богатый жизненный опыт.

ИРИНА
— Обалдеть! Осознание того, что я уже ничего не успею, очень меня тревожит. Я бы даже сказала, довлеет надо мной. Например: я боюсь завести собаку (вдруг она потом никому не будет нужна), я боюсь одна выходить на широкую дорогу большого проекта (вдруг не хватит сил его поднять). Хотя я, 20 лет растила и пестовала свой театр (который погиб без меня), но я предаю себя, и зарабатываю не там, где бог мне указал и наградил щедрой рукой, а там где, в узкое окошко суют колбасу, но на какие-то деньги надо жить! А на счастье вернуться к режиссуре, к театру, к сценическому творчеству — я уже и не надеюсь.

АНДРЕЙ ШЕШЕНИН
— Ирина, спасибо Вам за письмо. Хочу высказать свое мнение. Все дело не в возрасте. Моя дочь, про которую я рассказывал в том письме, так же боится начать собственный проект. Только у нее страх обоснован ее молодостью и отсутствием опыта.
Что произойдет, если у Вас действительно не хватит сил? Проекта не будет. Есть такая вероятность? Да. Есть. Думаю она значительно ниже 50%, но есть. А если вы не начнете? Вероятность отсутствия проекта — 100%.

‼Как говориться: «нет» у вас уже в кармане, поэтому надо попробовать получить «да».‼
Теперь взглянем на жизнь, глазами собаки живущей в приюте для бездомных животных. Для нее станет огромным счастьем прожить с Вами хоть какую-то часть своей, пока не слишком счастливой жизни.

Бюджет мероприятия

📌Сохраняйте себе пост, пригодится!

Допустим, вы решили самостоятельно провести ивент. И вот наступил момент планирования бюджета. Обращайте внимание, из чего он состоит. В нем есть основные части (вместе составляют 85-90% всего бюджета) и кучу сопутствующих мелочей.
Начинать всегда стоит с крупных блоков.
✔️ Площадка для проведения мероприятия (локация, стоимость)
✔️ Еда и напитки
✔️ Контент (что происходит на ивенте)
Например, если это праздничное мероприятие, то нужны артисты, ведущий и т. д. Если это обучающий event, то важно, кто будет лектором, что он будет преподавать. Если деловое, то кто будет выступать, что нужно презентовать.
✔️ Служебная часть (как обслуживать контент). Это техническое оборудование и оформление. Тут все зависит от характера мероприятия. Иногда требуют много дорогого оборудования, иногда могут обойтись минимумом.
Дальше идут всякие мелочи, которые можно объединить в пункте «Прочее». Важно учитывать, кто работает на мероприятии:
✔️ Хостес, если они есть
✔️ Грузчики, если вам нужна помощь
✔️ Транспорт и водители, если вы решили поехать за город, и т.д.

В этом пункте можно даже запланировать раздачу подарков.
➡️Подытожим. По сути, бюджет состоит из 5 позиций:
☑️площадка,
☑️еда и напитки,
☑️контент,
☑️техническое оборудование/оформление
☑️и прочее.

Планируя его согласно этим пунктам, вы не потратите на составление много усилий и времени.
🎓Есть желание стать профессионалом в организации мероприятий? Нажимайте на ссылку в закрепе группы👆👆👆.

ДВЕ СТОРОНЫ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Еще несколько лет назад основной слабой стороной деловых мероприятий была организация. Было заметно, что содержательная сторона хорошо проработана, а именно организационная — плохо. Были сложности с получением информации, регистрации и проходом внутрь.

Сейчас же, за последние 5 лет, большинство организаторов этих мероприятий задались целью исправить данную ситуацию. Организаторы настолько погрузились в карту пути клиента/Customer Journey Map и проработку всего электронного процесса, что на данный момент с организационной стороны все стало достаточно хорошо. Но…

😔потерялась содержательная часть. Теперь, приходя на деловые мероприятия, очень часто можно видеть при одном ключевом спикере, вокруг собрано огромное количество «добавок», которые обесценивают интерес гостей, пришедших на данное мероприятие.

Происходит это из-за того, что не существует нормальной технологии организации такого рода программ. Большинство организаторов действуют по принципу организации концертов, пытаясь собрать людей на какое-то известное имя.

❗Если вы хотите организовать успешное деловое мероприятие, то вам нужно правильно подходить к вопросу выбора его содержания. Подробно об этом вы можете узнать на нашем курсе «Контент, продающий мероприятие».

Этот и другие курсы можно найти вот тут:
#обучение #фишки https://eventuniversity.pro/courses

Три главных табу при разговоре с клиентом‍

1️⃣ ”У вас слишком мало денег для такого мероприятия»

Все профессионалы сталкиваются в своей работе с хрестоматийной ситуацией.
Клиент приходит с готовой идеей мероприятия и просит сделать: как на Оскаре, как у Сбербанка, как Вечерний Ургант… Но бюджет, которым клиент располагает составляет 5-10 процентов от бюджета мероприятия, на которое он равняется. Как говориться «с бухгалтерией не поспоришь».

Безусловно, нельзя обещать клиенту невыполнимое. Вам придется найти взаимоприемлемое решение, которое, возможно, будет радикально отличаться от первоначальной идеи. Но как бы вы к этому вопросу не подошли, один аргумент должен быть под абсолютным запретом:

❌Никогда не говорите клиенту, что у него недостаточно денег❌

Даже если он после этого согласиться с вашими доводами, он запомнит это как унижение, через которое вы его заставили пройти. Он вам этого никогда не простит❗️

2️⃣ «У нас сейчас очень много работы. У вас простое мероприятие. Мы все успеем…»

Никто не хочет чувствовать себя вторым сортом. Даже если вы абсолютно правы и у вас действительно сейчас (например в декабре) много работы, а у клиента совсем простое мероприятие, вам следует показать, что вы относитесь с максимальной серьезностью и к его мероприятию и к нему лично.

Прекрасной фразой тут будет: «Мне важно очень внимательно и подробно обсудить ваше мероприятие. К сожалению, часть коллег сейчас заняты, а мне хотелось бы чтобы и они участвовали в проекте на полную. Если мы можем подождать пару недель с обсуждением, я смогу собрать оптимальную команду и предложить наилучший результат».

3️⃣ «Я же говорила, что будет плохо, а вы со мной спорили. Вот вам и результат. Сами виноваты».

Клиент часто настаивает на неверных решениях. Это нормально. Из вас двоих — Вы профессионал и должны знать, что делаете. Ваша обязанность убедить клиента в ошибке или предложить другое решение, которое его устроит. Если же вы не смогли этого добиться и выполнили изначальное пожелание клиента, то именно на вас, а не на нем, вся ответственность.

Вам платят за хорошую организацию мероприятий, и если что-то было плохо, то только Вы, а не клиент тому виной.

#обучение #фишки

Правило 300 стаканов

Я считаю, что внимательное отношение к тому, что происходит после завершения мероприятия — это очень точный показатель профессионализма ивент- компании.

Я регулярно вижу, что менеджеры забывают, что несут ответственность за материальные ценности клиента. Часто приходится видеть, как при их попустительстве растаскивают остатки алкоголя, который был куплен на деньги клиента и является его собственностью.

Всего этого можно избежать соблюдая несколько правил:
🔸Назначить ответственного за демонтаж.
🔹Провести и передать клиенту опись всех остатков.
🔸Заранее согласовать, что из произведенного для мероприятия следует сохранить, куда и когда это доставить.

Эти правила я установил, исходя из собственного опыта. Особенно хорошо я помню о важности третьего правила, ведь у меня в доме стоит живое напоминание об этом.
Для одного из клубных промоушенов наш клиент, очень известный бренд виски, решил произвести 300 брендированных стаканов.
Вся партия была изготовлена и доставлена к началу мероприятия в ночной клуб.

Наше мероприятие начиналось после полуночи. Шоу прошло отлично, представитель клиента поблагодарил нас и уехал.

Гости по-прежнему отдыхали и пили фирменные коктейли из брендированных стаканов. Мы договорились с директором клуба, что его сотрудники соберут и помоют все стаканы и сообщат мне, когда их можно будет забрать.

Я со спокойной душой поехал спать. На следующий день я заехал в клуб и, погрузив стаканы в машину, позвонил клиенту, чтобы уточнить, куда их отвезти. «Слушай, я как-то не подумал об этом, — ответил он. — Подержи их у себя пару дней». Пара дней превратилась в пару недель, а затем в несколько месяцев. Затем этот менеджер уволился.

Стаканы пролежали у нас в офисе до переезда. Чтобы не везти их в новый офис, мы и решили всей командой разобрать их по домам. Так в нашем доме появилось много брендированных стаканов под виски, а в моем чек-листе — правило: заранее согласовывать с клиентом, что необходимо сохранить после мероприятия и куда и когда это следует доставить.

#обучение #фишки #кейс #случилось

Деловой контент
Далеко не всегда мероприятия — это праздники и развлечения. Даже наоборот, сейчас все большее число мероприятий имеет деловой или обучающий характер. Для нас как для организаторов и развлекательная и деловая часть это — контент мероприятия. Поэтому профессионал должен уметь работать со всеми типами такого контента.
В зависимости от формата мероприятия деловой контент может играть как основную, так вспомогательную роль. Например, если формат – конференции, то спикеры — это основной контент нашего мероприятия. Все гости пришли на конференцию только для того, чтобы услышать выступления важных для них спикеров. Если наши мероприятия — это новогодний вечер, то в нём тоже есть место деловому контенту. Он может быть простым и коротким, например, выступление генерального директора с коротким поздравительном тостом, либо более сложное выступление того же директора с подведением итогов года и с использованием слайдов презентации.
На том же мероприятии может выступить и приглашенный спикер. Последнее время среди корпоративных клиентов пользуется популярностью приглашение на мероприятия не только известных артистов, но ярких знаменитых людей в качестве мотивационных спикеров. Ваш покорный слуга неоднократно выполнял такую роль на различных мероприятиях.
Говоря о деловом контенте, мероприятия следует упомянуть несколько важных моментов. Прежде всего любой серьёзный материал требует от гостей повышенного внимания. Именно поэтому всегда следует размещать такой контент ближе к началу. Чаще всего выступления спикеров сопровождаются презентациями. Большинство провалов на деловых мероприятиях связаны именно с невниманием к качеству презентаций и плохой подготовкой спикеров.

#мысли

10 идей, или тренд, который меня бесит.

«10 идей для…» — встречали такие заголовки? Я вижу их сплошь и рядом. Их много, потому что они очень эффективны. Каждый раз, когда человек видит заголовки, список из нескольких идей/шагов/ошибок, он не может справиться с любопытством и обязательно посмотрит, что же там внутри.

Ничего плохого в этом нет. Я и сам такой иногда использую. Главное, чтобы внутри действительно было польза. К сожалению, это не всегда так. Я знаю одну довольно крупную и известную компанию на ивент рынке, которые не стесняются использовать в таких постах списки, сгенерированные нейросетью. Там у них не только откровение капитана очевидность, но и полный бред встречается.

Поэтому я решил внести свой вклад в борьбу с этим глупым трендом, выдавать сгенерированный контент не включая собственного сознания. Я решил брать из таких списков пустые советы и превращать их во что-то полезное.

Сегодня раскрою идею, часто встречающиеся в похожих списках:

• Используйте геймификацию.

Идея отличная, геймификация действительно может пригодится практически на любом мероприятии. Однако, что это такое и как её использовать?

Простыми словами, геймификация это создание дополнительного увлекательного процесса игры во время мероприятия. Например, когда гости собирают какие-то элементы головоломки, или зарабатывают виртуальные очки, чтобы в финале получить подарок или какой-то другой бонус.

Вот вам идея для простой и очень полезной геймификации. Наверное, вы знаете, что на конференции одним из важнейших элементов пользы является общение участников между собой, так называемый нетворкинг. Однако есть и сложность. Далеко не все участники готовы знакомиться с новыми людьми. Для многих это представляет серьезную психологическую проблему. Они понимают всю пользу и необходимость такого шага, но не могут преодолеть себя.

Представьте, что вы организатор конференции и вы каждому из участников раздаёте несколько элементов пазла. После чего вы объявляете, что участникам необходимо найти парный элемент для каждого из своих кусочков. Предъявив собранную пару, участники могут получить призы или дополнительную полезную информацию. В течение всей конференции ведущий и организаторы поощряют участников искать свои пары.

В таком контексте общение с незнакомыми людьми перестаёт быть стрессом становится общепринятом поведением, в котором участвуют все вокруг. Это делает само мероприятие более увлекательным, а новые профессиональные знакомства, полученные таким образом, в разы увеличат пользу от участия в событии.

П.С.
Пишите в комментариях свои идеи для геймификации.

Никакая идеальная подготовка не отменяет задач, которые ивент-менеджеру предстоит решать уже во время мероприятия. Настоящее мастерство организатора как раз и заключается в том, чтобы держать все процессы под контролем до самого финала.

Что делать на площадке?

1️⃣ Проверка готовности
Первое, что стоит сделать по приезде на место, — пройти и лично убедиться, что все службы готовы к началу. Как выглядит площадка? Все ли согласованное оборудование на местах? Подготовка — фундамент, но финальная проверка даёт уверенность, что проект стартует по плану.

2️⃣ Мониторинг работы команд
Секрет отличного мероприятия в том, что все вовлечённые команды работают как часы. Официанты, охрана, аниматоры, техника — все службы нужно держать под вниманием, ведь именно их работа создаёт для гостей тот самый комфорт и эмоции, ради которых организован ивент.

3️⃣ Контроль сценария
Тайминг — это важнейший элемент, но даже самый точный план требует гибкости. Небольшие накладки, как запоздалые гости или задержка спикеров, — привычное дело, а вот умение оперативно подстроиться и донести изменения до всех участников процесса — важное качество менеджера.

4️⃣ Готовность к форс-мажору
Неожиданности случаются всегда. Тут может помочь лишь профессионализм и способность быстро ориентироваться в ситуации: согласовать с клиентом корректировки и организовать команду так, чтобы решать вопросы в реальном времени. Подготовленность к этому сценарию приходит с опытом, но тренировать её можно с самого начала.

Полезные советы для уверенного контроля

- Держите связь
Постоянное общение со всеми участниками проекта — ключ к тому, чтобы любые изменения моментально находили отклик. Это не только убережет нервы, но и ускорит процесс работы.

- Определите зоны ответственности
Если работает несколько человек из агентства, определите каждому свои участки. А если ивент-менеджер один, пусть возьмёт на себя руководство всех служб, включая техническую поддержку и клиентов. Так вся команда будет вовлечена, и даже при необходимости можно будет быстро перераспределить роли.

- Оставайтесь капитаном
На мероприятии, как на корабле, необходим чёткий лидер. Человек, чьё слово будет главным, кто сможет принимать решения и, если нужно, отменять или корректировать ранее заданный план. Даже если кто-то из участников процесса выше по рангу, поручите принятие решений одному человеку — это предотвратит хаос.

- Улыбайтесь
Стресс есть всегда, но организатору с бегущим взглядом и прижатой к уху рацией лучше себя сдерживать. Расслабленная улыбка и уверенность в движениях работают намного лучше, как для команды, так и для гостей.

- Благодарите и держите фокус на цели
Помните, что доброжелательное отношение помогает вам выстроить хорошие отношения с командой. Однако в разгар события только его успех должен оставаться главным ориентиром. Все просьбы и пожелания персонала лучше отложить на потом — но обязательно поблагодарить их за работу по окончании ивента.

Зачем это всё?
Эти рекомендации кажутся очевидными, но на самом деле именно от них часто зависит успех любого мероприятия. А у вас есть свои «золотые правила» для уверенного контроля на площадке? Делитесь опытом! 👇

#обучение #фишки

Кому не подходит профессия ивент-менеджера?

Если в работе организатора мероприятий вам нравится исключительно общение с артистами👨‍🎤👩‍🎤 возможность придумывать что-то интересное, веселая атмосфера, красивые декорации, вкусная еда😋 и дорогие напитки — эта профессия не для вас🙅🙅‍♂️

На самом деле все вышеперечисленное — это результат, так сказать, побочная внешняя часть, которой нет в самой профессии🚫

В данном случае ивентору важнее создать такое впечатление для гостей. А у него самого нету ни праздника, не еды, ни артистов, ни напитков 😞 ⠀

Мы делаем это как профессионалы, это наша работа. И она не подойдет👇️
❌ тем, кто не готов работать много для результата
❌тем, кто думает, что это просто и весело
❌тем, кто не готов идти на компромиссы, потому что это сложно
❌тем, кто считает себя лучше, чем гости мероприятия

Если вам не нравится обслуживать людей, делать им приятное, общаться с ними и учиться у них… То, скорее всего, профессия ивентора просто не для вас 🙅‍

Хотите узнать точно? Пройдите бесплатный тест: 👇 https://eventuniversity.pro/test