⬆️ТАМ НАЧАЛО⬆️
Есть простой способ проверить, насколько жизнеспособны ваши регламенты, процессы, инструкции: если их можно представить в виде блок-схемы, то всё в порядке.
Блок-схема, как вы можете помнить из школьного курса информатики, это простая визуализация процесса, выраженная через блоки «Да» – «Нет», «Если» – «То», где один блок = одно действие или этап, а соединительные линии – последовательность действий.
Разумеется, какие-то частные случаи ни в какую блок-схему не впишутся. И, разумеется, бесполезно создавать регламенты, если сотрудники вас саботируют – об этом мы
уже писали раньше. Но сейчас не о частностях. Сейчас – о здоровых коллективах, которым действительно нужны регламенты, чтобы оптимизировать любой сложный многоступенчатый процесс.
Вот если ваша инструкция не визуализируется в виде блок-схемы, если остаются брошенные ветки, дублируются линии, образуются тупики или процесс вообще невозможно представить как «Делай раз, делай два, если – то» – значит, что-то не окей в Датском королевстве. Значит, нужно откатываться на этап реальных процессов и разбираться: на какие этапы он делится, какие цели и задачи у каждого этапа, и т.д.
Была у нас ситуация, когда два человека на высоких должностях не могли побороть ни сами регламенты, ни их упаковку в блок-схему и в итоге пригласили Амивео разбираться с этим вопросом. И наш специально обученный аналитик в течение двух месяцев работал над задачей, много и плотно общался с сотрудниками разных отделов, описывал процессы. И наконец создал блок-схему, которая включала и охватывала всё. В которой любой сотрудник, причастный к процессам, мог найти ответ на вопросы «Что дальше?», «Что, если?» и даже «Доколе?».
Были прописаны четкие структуры, функции и, что крайне важно, точки ответственности с привязкой к должностям. Кто и что делает на каком этапе процесса. Кто и за что отвечает. Какой ожидаемый результат каждого этапа.
Блок-схема настолько наглядно давала ответы на множество тупиковых прежде вопросов, что её распечатали на огромном листе пластика, оформили в красивую рамочку и водрузили в кабинете.
Мы это всё к чему.
Если вы занимаете руководящий пост в средней или крупной компании и видите, что процессы у вас не работают, сотрудники не понимают своей роли в процессах, нет ясной системы ответственности – проверяйте процессы. Представляйте их в виде блок-схемы. Убедитесь, что никакие звенья не выпадают и на всех этапах понятно: кто и что делает, кто и за что отвечает, кто что и кому передаёт, с каким именно результатом. Ставьте эту задачу на создание такой блок-схемы собственным аналитикам или приглашайте сторонних.
Всё, что получится отобразить однозначно, понятно и схематично, может считаться верным процессом и может быть в будущем автоматизировано. Если же вместо блок-схемы образуется только -надцать листов усыпляющего мелкого шрифта в духе «Надо работать как надо и мыть руки перед едой», мы предлагаем немедленно сложить из этих листов самолётики и выпустить в окно.